Einarbeitung l Definition und Prozess l Erfolgsfaktoren

Einarbeitung 

Einarbeitung Definition 

Die Einarbeitung, die oft auch als Onboarding bezeichnet wird, beschreibt die Eingliederung einer neuen Arbeitskraft in ein Unternehmen. Entsprechende Eingliederung erfolgt in der Regel auf fachlicher sowie auf sozialer Ebene. Es geht also konkret um das Integrieren neuer Mitarbeiter*innen in die jeweilige Organisation, indem Unternehmenskultur, Unternehmenspolitik, Unternehmenswerte sowie die eigene Position und Tätigkeit kennengelernt werden. 

Eine erfolgreiche Einarbeitung vollzieht sich im Normalfall nicht innerhalb eines Tages, sondern erstreckt sich über mehrere Wochen, je nach Komplexität der Position sogar über Monate. 

Der Einarbeitungsphase kommt deshalb eine große Bedeutung zu, da sie einen maßgeblichen Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit nimmt. Den Nachwuchskräften wird auf diese Weise Wertschätzung entgegengebracht und darüber hinaus verbessern sich ihre fachlichen Leistungen und damit ihr Beitrag zum Unternehmenserfolg. Ferner trägt eine Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit zu einer Erhöhung der Mitarbeiterbindung bei, was wiederum vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels sowie des War for Talents von großer Bedeutung ist. 

Strukturiert wird die Einarbeitung mittels eines sogenannten Einarbeitungsplans. Dieser umfasst in der Regel zwei Ebenen. Während sich die erste mit dem zeitlichen Ablaufplan der Einarbeitung auseinandersetzt, umfasst die zweite Dimension eine systematische Auflistung der Tätigkeiten und Verantwortungsbereiche der Arbeitskraft. 

Einarbeitung Erfolgsfaktoren

  • Herzliche, wertschätzende Kommunikation 
  • Soziale Integration 
  • Teambuildingmaßnahmen 
  • Hohe Individualität 
  • Strukturierte fachliche Einarbeitung 
  • Mentoring-Konzepte/Buddy-Strukturen 

Einarbeitung Prozess

Grundsätzlich kann gesagt werden, dass der Einarbeitungsprozess da beginnt, wo das Recruiting aufhört. Mit Unterzeichnung des Arbeitsvertrags fängt das Onboarding also an:

Preboarding-Phase

Die Preboarding-Phase beschreibt die Phase der Einarbeitung, die noch vor dem Arbeitsantritt der neuen Arbeitskraft liegt. Hier geht es vor allem darum, der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer von Beginn an ein positives Gefühl zu vermitteln und ein gutes Verhältnis aufzubauen. Eine erste Maßnahme aus diesem Bereich kann beispielsweise die Übermittlung einer Begrüßungsmappe sein, die z. B. Informationen sowie Einblicke in das Unternehmen enthält. Darüber hinaus können in einem solchen Schreiben Einladungen zu Veranstaltungen bereits vor offiziellem Arbeitsbeginn, ein persönliches Willkommensschreiben, ein Ablaufplan für die ersten Arbeitstage, ein konkreter Lageplan oder erste Kontakte inkludiert sein. Eine solche Geste wirkt nicht nur professionell, sondern auch wertschätzend und persönlich. 

Außerdem sollte vor Arbeitsantritt der Nachwuchskraft idealerweise ein*e Mentor*in bestimmt werden, die oder der für spätere Probleme und Rückfragen bereit steht. Auch ist es wichtig, dass weitergehende organisatorische Fragen bereits vor Arbeitsbeginn geklärt werden, und dass der Arbeitsplatz für die neue Arbeitskraft vorbereitet wird. 

Begrüßungsphase

Mit Begrüßungsphase ist die erste Arbeitswoche, aber vor allem der erste Arbeitstag selbst gemeint. Hier ist es sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmer*in besonders wichtig, einen sehr guten ersten Eindruck zu hinterlassen.

Ein persönliches Einführungsgespräch zwischen Arbeitnehmer*in, Führungskraft und Unternehmensmanagement zeigt Wertschätzung und hilft bei der Orientierung im Unternehmen. Idealerweise übernimmt die Führungskraft darüber hinaus nicht nur einen Firmenrundgang, sondern stellt der neuen Arbeitskraft außerdem seine Aufgaben sowie Teamkolleginnen und -kollegen vor. Der als Mentor*in fungierenden Person gebührt eine separate Vorstellung.

Probezeit

In der Probezeit geht es zum einen um die fachliche Einarbeitung und zum anderen um die soziale Integration. Bei der fachlichen Einarbeitung hilft ein zuvor erstellter Einarbeitungsplan, der Aufgaben, Ziele und Projekte der Arbeitskraft inkludiert und sie dabei unterstützt, den Überblick über anfallende Termine zu behalten. Entsprechender Plan hilft jedoch nicht nur der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer bei der Orientierung, sondern auch der Führungskraft, indem er ihr ermöglicht, Arbeits- und Lernfortschritte der neu beschäftigten Person zu reflektieren und zu dokumentieren. 

Bei der sozialen Integration sollte sich vor allem das Team bemühen, die neuen Kolleginnen und Kollegen in Gesprächen oder gemeinsamen Pausenzeiten zu integrieren. Darüber hinaus können hier auch vom Unternehmen initiierte Teambuildingmaßnahmen zum Einsatz kommen.  

Übergang Talentmanagement

Nach der Probezeit ist das Onboarding beziehungsweise die Einarbeitung insofern abgeschlossen, als dass die Arbeitskraft im Idealfall vollständig in das Unternehmen integriert ist. Ziele sind nun vor allem die langfristige Mitarbeiterbindung sowie Personalentwicklung. Es geht also in erster Linie darum, neue Mitarbeiter*innen optimal zu fördern und zu fordern, damit diese in der Lage sind, sich weiterhin in das Unternehmen einzubringen.