Onboarding

Onboarding Definition & Bedeutung

Onboarding ist ein Prozess im Personalmanagement, der die systematische Einarbeitung einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen beschreibt. Ziel eines erfolgreichen Onboarding Prozesses ist das Kennenlernen der Aufgaben, Pflichten und Arbeitsabläufe sowie der neuen Kolleginnen und Kollegen. 

Dadurch wird in erster Linie die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert, wodurch die Mitarbeiterbindung erhöht und die Anfangsfluktuation gesenkt wird. Eine solche Bindung qualifizierter Nachwuchskräfte ist besonders vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels von großer Bedeutung. Darüber hinaus kann, werden die Kosten einer Fehlbesetzung bedacht, durch erfolgreiches Onboarding Geld eingespart werden. Ein weiterer Vorteil einer systematischen Einarbeitung ist die Steigerung von Arbeitsqualität und Motivation, denn durch ein mangelhaftes Onboarding geht zum einen Zeit verloren und zum anderen kommt es häufiger zu schwerwiegenden Fehlern. 

Onboarding Prozess

Grundsätzlich kann gesagt werden, dass der Onboarding Prozess da beginnt, wo das Recruiting aufhört. Im Konkreten heißt das, mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags fängt das Onboarding an. 

Der Onboarding Prozess selbst lässt sich in vier maßgebliche Phasen einteilen:

Preboarding-Phase

Die Preboarding-Phase beschreibt die Phase des Onboardings, die noch vor dem Arbeitsantritt der neu beschäftigten Person liegt. In dieser Phase soll der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer von Beginn an ein positives Gefühl vermittelt und ein gutes Verhältnis zu ihr oder ihm aufgebaut werden. Eine erste Maßnahme aus diesem Bereich kann beispielsweise die Übermittlung einer Begrüßungsmappe sein, die Informationen sowie Einblicke in das Unternehmen beinhalten kann. Darüber hinaus können in dem Zusammenhang Einladungen zu Veranstaltungen bereits vor offiziellem Arbeitsbeginn, ein persönliches Willkommensschreiben, ein Ablaufplan für die ersten Arbeitstage, ein konkreter Lageplan oder erste Kontakte inkludiert sein. Eine solche Geste wirkt nicht nur professionell, sondern auch wertschätzend und persönlich. 

Außerdem sollte vor Arbeitsantritt der neuen Arbeitskraft idealerweise ein*e Mentor*in bestimmt werden, die oder der für aufkommende Probleme und Rückfragen bereit steht. Darüber hinaus ist es wichtig, dass weitergehende organisatorische Fragen bereits vor Arbeitsbeginn geklärt werden, und dass der Arbeitsplatz vorbereitet wird. 

Begrüßungsphase

Die Begrüßungsphase beschreibt die erste Arbeitswoche und hiermit vor allem den ersten Arbeitstag. Hier ist es sowohl für die Unternehmen als auch für die Arbeitnehmer*innen besonders wichtig, einen sehr guten ersten Eindruck zu hinterlassen.

Ein persönliches Einführungsgespräch zwischen Arbeitnehmer*in, Führungskraft und Unternehmensmanagement zeigt Wertschätzung und hilft bei der Orientierung im Unternehmen. Idealerweise übernimmt die Führungskraft darüber hinaus nicht nur einen Firmenrundgang, sondern stellt der neuen Arbeitskraft außerdem seine Aufgaben sowie Teamkolleginnen und Kollegen, insbesondere seine*n Mentor*in vor, der die mitarbeitende Person in den ersten Wochen bei der Einfindung unterstützen soll.

Probezeit

In der Probezeit geht es zum einen um die fachliche Einarbeitung und zum anderen um die soziale Integration. Bei der fachlichen Einarbeitung hilft ein zuvor erstellter Einarbeitungsplan, der Aufgaben, Ziele und Projekte der beschäftigten Person inkludiert und sie dabei unterstützt, den Überblick über anfallende Termine zu behalten. Entsprechender Plan hilft jedoch nicht nur der Arbeitskraft bei der Orientierung sondern auch dem Unternehmen, indem er ermöglicht, Arbeits- und Lernfortschritte der Person zu reflektieren und zu dokumentieren. 

Bei der sozialen Integration sollte sich vor allem das Team bemühen, die neue Kollegin oder den neuen Kollegen in Gesprächen oder gemeinsamen Pausenzeiten zu integrieren. Darüber hinaus können hier auch vom Unternehmen initiierte Teambuildingmaßnahmen zum Einsatz kommen.  

Übergang Talentmanagement

Nach der Probezeit ist das Onboarding insofern abgeschlossen, als dass die Arbeitskraft im Idealfall vollständig in das Unternehmen integriert ist. Ziele sind nun vor allem die langfristige Mitarbeiterbindung sowie Personalentwicklung. Es geht also in erster Linie darum, eine*n Mitarbeiter*in optimal zu fördern und zu fordern, damit dieser in der Lage ist, sich weiterhin in das Unternehmen einzubringen. 

Onboarding Beteiligte

• Personalabteilung
  • Die Aufgaben der Personalabteilung sind die Aufnahme der Personaldaten, die Planung der Einarbeitungsphase sowie das damit in Zusammenhang stehende Erstellen von Einarbeitungs- und Schulungsplänen. 
• Vorgesetzter/ Manager der Abteilung
  • Die Führungskraft der Abteilung arbeitet sehr eng mit der Personalabteilung und der später direkt vorgesetzten Person zusammen. Sie kann bei Erstkontakt, Zuweisung einer Mentorin oder eines Mentors sowie dem passenden Equipment und bei den Einführungsgesprächen mitwirken, kann dies jedoch auch vollkommen der direkten Führungskraft überlassen. 
• Arbeitnehmer
  • Die beschäftigte Person ist noch vor Arbeitsbeginn dafür verantwortlich, dem Unternehmen die benötigten Personaldaten zu übermitteln und sich darüber hinaus mit den ihm zur Verfügung gestellten Informationsmaterialien auf die Stelle vorzubereiten. Darüber hinaus sollten auftretende Fragen und Probleme idealerweise noch vor dem ersten Arbeitstag geklärt werden. 
• Mentor/ Buddy
  • Die oder der oft aus der gleichen Organisationseinheit stammenden Mentor*in, auch Buddy genannt, hilft dabei, den neuen Mitarbeiter*innen nicht nur mit den Aufgaben, sondern auch mit den Teamkolleginnen und Teamkollegen vertraut zu machen. Die Person dient in erster Linie als Ansprechpartner*in bei Schwierigkeiten und Problemen.