Mitarbeitergespräch l Definition, Anlass und Ablauf

Mitarbeitergespräch

Mitarbeitergespräch Definition

Das Mitarbeitergespräch ist ein wichtiges Führungsinstrument im Personalbereich. Es handelt sich dabei um ein meist in regelmäßigen Intervallen stattfindendes Gespräch zwischen Führungskraft und Arbeitnehmer*in, bei dem es vornehmlich um den Austausch über Ziele, Pläne und Erfolge sowie die persönliche Arbeitsweise und Entwicklung der Arbeitskraft geht. Ziel eines solchen Gesprächs ist es, später konkrete Entwicklungsmaßnahmen zu definieren und darüber hinaus die Mitarbeiterbindung durch persönliches Feedback und Wertschätzung zu erhöhen. 

Mitarbeitergespräch Anlässe

Ein Mitarbeitergespräch kann in verschiedenen Intervallen stattfinden. Die zeitlichen Abstände zwischen den einzelnen Gesprächen können also regelmäßig oder unregelmäßig und die Treffen selbst geplant oder ungeplant sowie formell oder informell sein. Wichtig ist jedoch, dass mindestens einmal im Jahr das Jahresmitarbeitergespräch erfolgt. Ein solcher regelmäßig stattfindender Austausch ohne konkreten Anlass wird auch als institutionalisiertes Mitarbeitergespräch bezeichnet. Hierbei wird oftmals anhand standardisierter und vorgefertigter Leitfäden vorgegangen. 

Im Gegensatz dazu steht das anlassbezogene Gespräch, welches auf Wunsch der Arbeitskraft oder der Führungskraft und aus einem bestimmten Grund heraus stattfindet. 

Entsprechende Anlässe können sein:

  • Besonders herausragende oder besonders schlechte Leistungen
  • Längere oder wiederholte Krankheit der beschäftigten Person
  • Arbeitsunfälle
  • Konflikte
  • Nötige Prozessänderungen sowie Abwandlung der Arbeitsabläufe
  • Nichteinhaltung von Vorgaben

Mitarbeitergespräch Ablauf

Damit ein Gespräch konstruktiv ist und für alle Beteiligten einen möglichst großen Mehrwert hat, ist eine besondere Vor- sowie Nachbereitung durch die entsprechende Führungskraft erforderlich. Aus diesem Grund lässt sich der idealtypische Ablauf eines jeden Mitarbeitergesprächs in drei Phasen gliedern:

Vorbereitungsphase

Zu Beginn eines jeden Mitarbeitergesprächs steht die Terminvereinbarung. Hierbei ist es wichtig, sich rechtzeitig um einen entsprechenden Termin sowie freie Räumlichkeiten zu bemühen, um dadurch auch der beschäftigten Person die Chance zu geben, sich auf das Gespräch vorzubereiten. Darüber hinaus kann es hilfreich sein, bereits möglichst früh einen Selbsteinschätzungsbogen an die Arbeitskraft zu übermitteln, damit dieser die Möglichkeit hat, das eigene Verhalten strukturiert zu reflektieren. Nur so ist ein tatsächliches Gespräch auf Augenhöhe möglich. 

Sind die grundlegenden Vorbereitungen getroffen, erfolgt die persönliche Vorbereitung der arbeitsgebenden Instanz, indem sie eine Analyse und Einschätzung der Arbeitskraft vornimmt. Dabei sollte sie sich besonders die aktuellen Arbeitsaufgaben, bisherige Erfolge, Zielsetzungen, Stärken und Schwächen sowie die persönliche Situation der jeweiligen Person vor Augen führen. Darüber hinaus sollte sich die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber auch auf mögliche Kritikpunkte und Uneinigkeiten vorbereiten und sich Belege überlegen, die seine oder ihre Argumentation stützen. Vorsicht: Arbeitgeber*innen sollten nicht in die Fallen der diversen Beurteilungsfehler verfallen! 

Das Mitarbeitergespräch

Zu Beginn des Gesprächs ist es wichtig, eine angenehme Grundatmosphäre zu erzeugen. Aspekte, die dazu beitragen, sind beispielsweise Raumauswahl, Körperhaltung sowie Ausdrucksweise der Führungskraft und insbesondere der Gesprächseinstieg selbst. Darüber hinaus sollte sichergestellt werden, dass das Mitarbeitergespräch ohne Störungen durch Mails oder Anrufe erfolgt. 

Bei Durchführung des Gesprächs selbst, ist es maßgeblich, dass anstelle eines Monologs ein Dialog geführt wird. Die beschäftigte Person sollte in das Gespräch inkludiert werden und die Möglichkeit haben die eigenen Ansichten sowie persönliche Meinung zu äußern. Durch die Gegenüberstellung der individuellen Wahrnehmung von Arbeitnehmer*in und Arbeitgeber*in entsteht eine Transparenz, welche die Grundlage für die Definition von Zielen sowie Entwicklungsmaßnahmen bildet. Wichtig ist hierbei, dass sämtliche Entwicklungsmaßnahmen motivieren und fördern und nicht überfordern, sodass die Arbeitskraft mit einem positiven Gefühl das Gespräch verlässt.

Nachbereitungsphase

Nach der Durchführung eines Mitarbeitergesprächs ist es für die Führungskraft besonders wichtig, den Austausch zu reflektieren und ein entsprechendes Protokoll zu formulieren. Dabei sollte es um konkret definierte Inhalte gehen, aber auch darum, inwiefern Mitarbeitergespräche individualisiert und verbessert werden können. 

Darüber hinaus ist es maßgeblich, dass ein*e Arbeitgeber*in die Arbeitnehmer*innen langfristig bei ihren individuell erstellten Entwicklungsplänen unterstützt, indem verschiedene Förderungs- und Forderungsmaßnahmen angeboten werden. 

Mitarbeitergespräch Probleme & Schwierigkeiten 

Ein Mitarbeitergespräch kann zahlreiche Vorteile und positive Effekte haben, wenn es gut und konstruktiv durchgeführt wird. Es gibt jedoch einige Aspekte und Fehler, die Schwierigkeiten hervorrufen können.

  • Zeitmanagement
  • Wird der Termin für ein Mitarbeitergespräch zu spontan mitgeteilt oder ist das Zeitfenster zu knapp, sodass während des Gesprächs Zeitdruck entsteht, so fühlen sich die Mitarbeiter*innen oft wenig ernst genommen und wertgeschätzt. Eine strukturiertere Zeitplanung erweckt also einen deutlich professionelleren Grundeindruck.
  • Unvorbereitetes Auftreten
  • Ebenso wie zu knapp bemessene Zeit vermittelt auch ein unvorbereitetes Auftreten Geringschätzung gegenüber den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Darüber hinaus haben unvorbereitete Gespräche oft keinen oder nur einen sehr geringen Mehrwert, da weder ein konstruktiver Austausch noch die Definition von langfristigen Entwicklungsmaßnahmen möglich ist. Idealerweise wird ein effektvolles Mitarbeitergespräch nicht nur punktuell, sondern kontinuierlich über das gesamte Jahr vorbereitet, sodass die Führungskraft einen Überblick über Entwicklungen und Verläufe hat und Probleme sowie Schwächen besser einschätzen kann. 
  • Feedback- und Kritikkultur 
  • Besonders in Kritikgesprächen ist es wichtig, dass die kritikübende Person nicht in grundsätzlich negative Aussagen verfällt, sondern Kritik konstruktiv ausübt und anhand konkreter Situationen begründen kann. Dabei sollen Vorwürfe soweit wie möglich vermieden werden und sämtliche Kritikpunkte idealerweise an Verbesserungs- sowie Entwicklungsmöglichkeiten gekoppelt werden. Insgesamt gilt, dass besonders bei Kritikgesprächen eine gewisse Fairness gezeigt werden sollte.