Zeitmanagement l Definition und Methoden

Zeitmanagement 

Zeitmanagement Definition 

Der Begriff Zeitmanagement fasst sämtliche Maßnahmen zusammen, die zu einer Steigerung der Effizienz der jeweiligen Arbeitskraft beitragen sollen, indem eine systematische Zeiteinteilung vorgenommen wird. Als Ziele des Zeitmanagements gelten also die Steigerung von Produktivität und Leistungsbereitschaft sowie das Senken von Leerlaufzeiten. Dadurch soll der langfristige Unternehmenserfolg sichergestellt werden. 

Die praktische Umsetzung eines systematischen Zeitmanagements beinhaltet zum einen die realistische Analyse des Zeitaufwands einer Aufgabe und zum anderen die Priorisierung verschiedener Aufgabenbereiche. 

Zeitmanagement Methoden 

Die Umsetzung eines systematischen Zeitmanagements kann auf vielfältige Weise erfolgen. Wichtig ist dabei, dass die Maßnahmen auf die individuellen Bedürfnisse und Gewohnheiten der Arbeitnehmer*innen angepasst sind. 

Not-to-do-Liste

Das Konzept der sogenannten Not-to-do-Listen basiert auf der Idee einer gewöhnlichen to-do-Liste, nur das hierbei Aufgaben und Tätigkeiten, die nicht akut in die Praxis umgesetzte werden müssen und deshalb keiner direkten Aufmerksamkeit bedürfen, festgehalten werden sollen. Dies soll in erster Linie dazu führen, Ablenkungen sowie schlechte Angewohnheiten zu vermeiden. 

72-Stunden-Regel

Die 72-Stunden-Regel besagt, dass die Umsetzung sämtlicher neuer Projektideen innerhalb von 72-Stunden beginnen sollte, da die Umsetzungswahrscheinlichkeit ansonsten auf rund 1% sinkt. 

Monotasking

In der Umsetzung eines effektiven Zeitmanagements kann es sinnvoll sein, den Fokus auf eine einzelne Tätigkeit, anstatt auf das Arbeiten an mehreren Aufgaben (= Tasks) gleichzeitig zu setzen. 

Priorisierung

Eine systematische Priorisierung kann maßgeblich zur Steigerung der Effizienz beitragen. Dabei kann beispielsweise das sogenannte Eisenhower-Prinzip umgesetzt werden, bei dem Aufgaben als sehr wichtig, wichtig und nicht wichtig sowie als sehr dringend, dringend sowie nicht dringend eingestuft werden. 

SMART-Methode

Die SMART-Methode zielt auf die Definition von sinnvollen (Arbeits-)Zielen ab. Schlagworte und Kriterien sind dabei neben einer realistischen Einschätzung der Aufgaben sowie einer terminierten Erfüllungsfrist eine gewisse Spezifität, Attraktivität sowie Messbarkeit.  

Die 40-30-20-20-10-Regel

Auch hierbei handelt es sich um eine Methode zur Priorisierung von Aufgaben, um dadurch eine sinnvolle Zeiteinteilung umzusetzen. Diese erfolgt dabei nach folgender Regel: 40% der Zeit werden der wichtigsten Aufgabe, 30% der Zeit der Aufgabe mit Priorität 2, 20% der Zeit der Aufgabe mit Priorität 3 und 10% der Zeit den restlichen Aufgaben gewidmet.