Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung l Definition und Aufbau

Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung 

Lohn- und Gehaltsabrechnung Definition 

Grundsätzlich wird zwischen Lohn und Gehalt unterschieden. Während einer Arbeitskraft beim Gehalt monatlich eine feste Summe ausgezahlt wird, hängt der Lohn von den erbrachten Arbeitsstunden ab, wodurch der tatsächliche Auszahlungsbetrag monatlich variieren kann. 

In vielen Fällen werden die Begriffe Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung genauso wie Entgeltabrechnung allerdings synonym verwendet. 

Sie alle verfolgen das Ziel der Erfassung, Abrechnung und Buchung der Arbeitsentgelte – das heißt sämtlicher Löhne und Gehälter – einer Arbeitskraft, bei gleichzeitiger Inkludierung der gesetzlichen und freiwilligen Abzüge oder Zuschläge. Entsprechende Abrechnung wird in der Regel monatlich erstellt. 

Für die Arbeitskräfte ist eine entsprechende Entgeltabrechnung insofern von Bedeutung, als dass sie für die Einkommensteuererklärung benötigt wird und darüber hinaus in vielen Fällen die Grundlage für eine Kredit- oder Wohnungsvergabe bildet. 

Lohn- und Gehaltsabrechnung Verpflichtung 

Generell ist das schriftliche Erstellen einer Gehaltsabrechnung durch den Gesetzgeber verpflichtend festgelegt. Entsprechende Verpflichtung entfällt allerdings, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten Abrechnung nicht verändert haben. Trotzdem werden sämtlichen Arbeitskräften in den meisten Unternehmen monatliche Entgeltabrechnungen zur Verfügung gestellt, um dadurch Missverständnisse zu vermeiden und die Mitarbeiterzufriedenheit nicht zu gefährden. 

Der Zustellungszeitraum ist rechtlich nicht festgelegt, in zahlreichen Fällen werden die Lohn- und Gehaltsbescheinigungen allerdings wenige Tage vor oder nach tatsächlicher Auszahlung des Arbeitsentgelts zugestellt. 

Lohn- und Gehaltsabrechnung Aufbau 

  • Einleitung
    • Name und Kontaktdaten von Arbeitskraft sowie Unternehmen 
    • Bezugs- und Erstellungsdatum der Entgeltabrechnung 
    • Steuerdaten der Arbeitskraft
    • Sozialversicherungsdaten der Arbeitskraft 
    • Urlaubsdaten der Arbeitskraft 
  • Hauptteil
    • Bruttolohn oder Bruttogehalt 
    • Geldwerte Vorteile und Sachbezüge 
    • Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge 
    • Steuerfreibeträge 
    • Kirchensteuerbetrag 
    • Sozialversicherungsbeiträge der Arbeitskraft 
    • Aufwandsentschädigungen 
    • Persönliche Abzüge
    • Auszahlungsbetrag
  • Schluss
    • Auszuzahlendes Nettogehalt
    • Kontoverbindung der Arbeitskraft 
    • Verdienstbescheinigung 

Lohn- und Gehaltsabrechnung Pflichtangaben 

  • Name und Anschrift Arbeitgeber*in und Arbeitnehmer*in
  • Geburtsdatum Arbeitnehmer*in
  • Versicherungsnummer Arbeitnehmer*in
  • Anfang und Ende des Beschäftigungszeitraums
  • Abrechnungszeitraum und die darin enthaltenen Steuer- und Sozialversicherungstage
  • Lohnsteuerklasse
  • Beitragsgruppenschlüssel
  • Ggf. Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit
  • Ggf. weitere Zuschläge, z. B. Urlaubs- oder Weihnachtsgeld 
  • Zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag
  • Kinderfreibeträge
  • Gegebenenfalls Beitragszuschlag für Kinderlose
  • Höhe des auszuzahlenden Nettolohns 

Lohn- und Gehaltsabrechnung gesetzliche Abzüge 

Bei den gesetzlichen Abzügen des Arbeitsentgelts einer Arbeitskraft werden zwei verschiedenen Typen unterschieden. 

Während sämtliche Steuern, dazu zählen die Lohnsteuer, die Kirchensteuer sowie der Solidaritätszuschlag, an das Finanzamt übermittelt werden müssen, gehen die Sozialabgaben, zu denen Beiträge für die Krankenversicherung, die Rentenversicherung, die Pflegeversicherung sowie die Arbeitslosenversicherung zählen, an die Krankenkasse der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers. 

Lohnsteuer

Die Lohnsteuer ist keine eigenständige Steuer, sondern eine besondere Form der Einkommensteuer. Die Zahlung der Lohnsteuer erfolgt insofern, als dass die arbeitsgebende Instanz die Lohnsteuer an das Finanzamt zahlt, indem diese sie vom Arbeitslohn einbehält. Konkret bedeutet das, dass die Arbeitskraft zwar der Steuerschuldner, Arbeitgeber*in allerdings die oder der Steuerzahler*in ist.

Die Höhe der individuellen Lohnsteuer liegt in der Regel zwischen 15 und 45%, hängt allerdings von der eigenen Steuerklasse ab. Dabei werden sechs Steuerklassen voneinander unterschieden. Sie wirken sich auf das monatliche Nettogehalt einer Arbeitskraft aus.

Lohnsteuerklasse 1

Sämtliche Arbeitnehmer*innen, die ledig, verwitwet oder geschieden sind, oder die dauerhaft getrennt von ihrem Ehepartner leben, zählen zur Lohnsteuerklasse 1. 

Lohnsteuerklasse 2

Zur Lohnsteuerklasse 2 zählen all die Arbeitnehmer*innen, die in die Lohnsteuerklasse 1 fallen, bei denen allerdings zusätzlich der sogenannte Entlastungsbetrag für Alleinerziehende zu berücksichtigen ist. 

Lohnsteuerklasse 3

Innerhalb der Lohnsteuerklasse 3 erfolgt eine tiefergehende Differenzierung:

a) Arbeitnehmer*innen, die verheiratet sind, bei denen beide Ehepartner unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind und nicht dauernd getrennt leben, und der Ehepartner der jeweiligen Arbeitskraft auf Antrag beider Ehepartner in die Steuerklasse 5 eingereiht wird, fallen in die Lohnsteuerklasse 3.

b) Arbeitnehmer*innen, die verwitwet sind, wenn ihr verstorbener Ehepartner zum Todeszeitpunkt unbeschränkt einkommensteuerpflichtig gewesen ist und die Ehepartner zu eben diesem Zeitpunkt nicht dauerhaft voneinander getrennt gelebt haben, fallen in die Lohnsteuerklasse 3.

c) Arbeitnehmer*innen, deren Ehe aufgelöst worden ist, fallen in die Lohnsteuerklasse 3.

Lohnsteuerklasse 4

Die Arbeitnehmer*innen, die verheiratet sind und bei denen beide Ehepartner uneingeschränkt einkommensteuerpflichtig sind und die nicht getrennt leben, gehören der Lohnsteuerklasse 4 an. 

Lohnsteuerklasse 5

Arbeitnehmer*innen können dann die Lohnsteuerklasse 5 wählen, wenn einer der Ehepartner auf Antrag beider Ehegatten in die Steuerklasse 3 eingegliedert wird. 

Lohnsteuerklasse 6

In die Lohnsteuerklasse 6 fallen sämtliche Arbeitnehmer*innen, die mehreren Beschäftigungsverhältnissen nachgehen. 

Solidaritätszuschlag (=Soli) und Kirchensteuer

Die Höhe von sowohl Solidaritätszuschlag als auch Kirchensteuer hängen von der tatsächlichen Höhe der Lohnsteuer ab. Beim Soli werden dabei rund 3,5% Abgaben verlangt, für die Kirchensteuer knapp 9%. 

Steuerliche Abzüge bei geringfügig Beschäftigten

Arbeitnehmer*innen mit dem Status einer geringfügigen Beschäftigung zahlen keine Steuern, Kranken- oder Pflegeversicherungsbeiträge und können sich auch von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen. 

Auch für studentische Aushilfen mit einem sogenannten Werkstudentenvertrag fallen im Normalfall keine Sozialabgaben an, sie müssen allerdings ihr Einkommen versteuern.