Retention Management 

Retention Management Definition 

Der Ausdruck Retention Management lässt sich auf das lateinische Wort „retinere“ zurückführen, das so viel wie „zurückhalten“ oder „zurückbehalten“ bedeutet. Demnach beschreibt das sogenannte Retention Management sämtliche Maßnahmen und Instrumente sowie deren systematische Umsetzung im Unternehmen, die zur Mitarbeiterbindung beitragen. Entsprechende Maßnahmen können sich dabei entweder auf einzelne Personen, wie beispielsweise besondere Leistungsträgerinnen und Leistungsträger, oder die gesamte Belegschaft beziehen. 

Im Rahmen des Retention Management beschreibt die „Retention Rate“, wie viele Mitarbeiter*innen in einem zuvor festgelegten Zeitraum in der Stammbelegschaft des Unternehmens gehalten werden können. Der Ausdruck „Retention Marketing“ umfasst sämtliche Maßnahmen, die aktiv zur Steigerung der Mitarbeiterbindung beitragen.  

Retention Management Ziel und Bedeutung

Ein systematisches Retention Management ist besonders vor dem demographischen Wandel sowie dem Fachkräftemangel maßgeblich, denn beide Phänomene machen die Gewinnung qualifizierter Arbeitskräfte deutlich schwieriger, weshalb die Bindung und Förderung der eigenen Belegschaft stark an Bedeutung gewinnt. Ziele entsprechenden Managements sind dementsprechend eine langfristige Mitarbeiterbindung und damit einhergehend eine Verringerung der Fluktuationsrate. Im besten Fall erreicht man dadurch, dass nicht nur Aufwand sondern auch Kosten eingespart werden können, die ansonsten für mögliche Recruitingprozesse angefallen wären.   

Retention Management Vorgehen und Prozess

Der idealtypische Prozess des Retention Managements lässt sich in einem dreigliedrigen Ablaufplan zusammenfassen, der jedoch genau an Unternehmen in Bezug auf Größe, Arbeitsweise und Ziele angepasst werden muss.  

Schritt 1: Analysephase

In dieser Phase erfolgt eine Analyse des Ist-Zustands. Dieser wird wiederum im Rahmen einer Situations- und einer Kontextanalyse untersucht. 

Situationsanalyse

In der sogenannten Situationsanalyse erfolgt eine Betrachtung der Lage und Situation des jeweiligen Unternehmens inklusive einer Definition der individuellen Stärken und Schwächen. Dabei fokussiert das Retention Management besonders Personalrisiken, wie beispielsweise das Austrittsrisiko, das Engpassrisiko sowie das Motivationsrisiko. Zur Erfassung dieser werden oftmals harte Faktoren und Kennzahlen in die Untersuchung einbezogen, teilweise jedoch auch weiche Faktoren, wie zum Beispiel individuelle Mitarbeitermeinungen sowie die Arbeitsatmosphäre. Dabei gilt: Je mehr Zahlen und Fakten die Basis entsprechender Recherche bilden, desto größer ist die Erfolgswahrscheinlichkeit des Retention Managements. 

Zur Ermittlung benötigter Kennzahlen kann der Einbezug einer Personalsoftware sinnvoll sein. 

Kontextanalyse

Im Rahmen der Kontextanalyse findet die Betrachtung des Unternehmensumfelds inklusive des externen Arbeitsmarkts statt. Entsprechende externe Faktoren sind zwar deutlich schwieriger zu beeinflussen als unternehmensinterne Faktoren, trotzdem ist eine möglichst genaue Kenntnis maßgeblich. 

Schritt 2: Umsetzungsphase

Im nächsten Schritt werden sämtliche zuvor ermittelte Kennzahlen detailliert interpretiert, sodass daraus resultierend ein Maßnahmenplan definiert werden kann, in dem konkrete Zielvorstellungen und Zielvorgaben festgelegt werden. Damit die Maßnahmen insgesamt angemessen sind, sollten sie eine gewisse Nachhaltigkeit, Effektivität sowie Wirtschaftlichkeit aufweisen. Darüber hinaus ist es maßgeblich, dass sämtliche Maßnahmen im Idealfall individuell auf das Unternehmen abgestimmt sind. 

Bevor im nächsten Schritt die praktische Umsetzung der festgelegten Maßnahmen erfolgt, gilt es, diese auf organisatorischer Ebene zu verankern. Dazu zählt auch, dass genaue Verantwortungs- und Koordinationsbereiche festgelegt werden. 

Schritt 3: Bewertungsphase

Nach Umsetzung sämtlicher Maßnahmen erfolgt eine Reflexion sowie Bewertung der Effizienz dieser. Falls hier deutlich wird, dass die gewünschten Erfolge ausbleiben, können gegebenenfalls Anpassungen vorgenommen werden.