Externe Personalbeschaffung
Definition, Methoden und Herausforderungen
Die Personalbeschaffung ist ein zentraler Bestandteil des Personalmanagements und befasst sich mit der gezielten Gewinnung geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten zur Besetzung offener Stellen im Unternehmen. Ziel ist es, die bestehenden oder zukünftigen Stellen zu besetzen und gleichzeitig den Herausforderungen des Fachkräftemangels zu begegnen. Dabei unterscheidet man zwischen internen und externen Personalbeschaffungsmaßnahmen, abhängig vom jeweiligen Bedarf im Unternehmen.
Case Study:
B+S Logistik und Dienstleistungen
Was ist externe Personalbeschaffung?
Die externe Personalbeschaffung beschreibt den Prozess der Personalgewinnung über den externen Arbeitsmarkt, bei dem geeignete Fachkräfte, Arbeitskräfte und Mitarbeitende außerhalb des eigenen Unternehmens rekrutiert werden. Ziel ist es, vakante Positionen und Stellen schnell und nachhaltig zu besetzen – insbesondere dann, wenn sich intern kein passender Bewerbender findet oder das Unternehmen gezielt neue Kompetenzen von außen benötigt. Die gezielte Ansprache qualifizierter Kandidatinnen und Kandidaten ist dabei entscheidend für den Rekrutierungserfolg.
Diese Form der Beschaffung umfasst sowohl die Anstellung in Festverträgen als auch die Zusammenarbeit mit freien Mitarbeitenden, Leiharbeiterinnen bzw. Leiharbeitern oder projektbezogenem Personal. Darüber hinaus können Headhunter und spezialisierte Personalberatungen eingebunden werden, insbesondere wenn es sich um strategisch wichtige Schlüsselpositionen handelt. In diesem Zusammenhang ist eine präzise Einschätzung des konkreten Bedarfs entscheidend für die Auswahl der richtigen Rekrutierungsmethode, insbesondere bei schwer zu besetzenden Positionen.
Ein strukturierter Recruiting-Prozess ist entscheidend, um Talente zielgerichtet anzusprechen und die Stellenbesetzung effizient zu gestalten. Dabei sollte jede Maßnahme auf den tatsächlichen Bedarf des Unternehmens abgestimmt sein und klare Anforderungsprofile für die jeweilige Stelle beinhalten.
Interne vs. externe Personalbeschaffung
Im Vergleich zur externen Rekrutierung konzentriert sich die interne Beschaffung auf die Nutzung vorhandener personeller Ressourcen im Unternehmen – etwa durch interne Stellenausschreibungen, Versetzungen innerhalb von Abteilungen oder Weiterentwicklungen von Mitarbeitenden mit passenden Qualifikationen. Die interne Personalbeschaffung kann insbesondere bei Entwicklungspfaden innerhalb bestehender Positionen sinnvoll sein.
Vorteile der internen Personalbeschaffung:
- Kürzere Einarbeitungszeit
- Höhere Identifikation mit dem Unternehmen
- Nutzung vorhandener Erfahrungen
- Geringeres Risiko von Fehlbesetzungen
- Geringere Kosten im Recruitingprozess
Vorteile der externen Personalbeschaffung:
- Zugang zu neuen Kompetenzen und Fähigkeiten
- Frische Impulse zur Vermeidung von Betriebsblindheit
- Größere Auswahl an qualifizierten Kandidatinnen und Kandidaten am externen Markt
- Möglichkeit, gezielt Lücken im Anforderungsprofil zu schließen
- Ausrichtung der Personalgewinnung auf eine neue Zielgruppe
- Reaktion auf kurzfristigen oder strategischen Personalbedarf
Aktive und passive externe Personalbeschaffung
Aktive externe Personalbeschaffung
Im Rahmen der aktiven Strategie nutzt das Unternehmen gezielte Methoden, um aktiv nach geeigneten Bewerberinnen und Bewerbern zu suchen. Diese Maßnahmen erfolgen über unterschiedliche Kanäle – sowohl online als auch offline:
- Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf unternehmenseigenen Karriereseiten und externen Jobbörsen
- Nutzung moderner Recruiting-Plattformen
- Teilnahme an Jobmessen, Karriereevents und Hochschulveranstaltungen
- Direktansprache über Social Media Recruiting
- Zusammenarbeit mit Headhuntern und Personaldienstleistern
- Abwerbung von spezialisierten Fachkräften bei anderen Unternehmen
Diese Maßnahmen zielen darauf ab, die passende Zielgruppe direkt anzusprechen und qualifizierte Talente frühzeitig zu binden. Sie ermöglichen es dem Unternehmen, den eigenen Bedarf an hochqualifiziertem Personal vorausschauend zu decken und spezifische Stellen gezielt auszuschreiben.
Passive externe Personalbeschaffung
Die passive Form beruht auf der Annahme und Auswertung von Initiativbewerbungen, die potenzielle Bewerberinnen und Bewerber eigeninitiativ einreichen – oft auch ohne vorherige konkrete Stellenausschreibung. Erfolgsentscheidend sind dabei:
- Eine starke Arbeitgebermarke (Employer Branding) und eine überzeugende Unternehmenskultur, die glaubwürdig kommuniziert wird
- Ein professionelles Talentmanagement mit gepflegtem Talent Pool
- Transparente Kommunikation über offene Stellen auf relevanten Kanälen
Diese Form der Personalgewinnung bietet die Möglichkeit, mittel- bis langfristig geeignete Bewerberinnen und Bewerber vorzumerken und bei zukünftigem Personalbedarf gezielt anzusprechen. Gerade bei regelmäßig wiederkehrenden oder schwer zu besetzenden Stellen ist dies ein effektiver Ansatz zur Personalbeschaffung.
Vorteile und Nachteile der externen Personalbeschaffung
Vorteile:
- Große Auswahl an qualifizierten Arbeitskräften
- Zugang zu neuen Erfahrungen, Denkweisen und Innovationen
- Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit durch gezielte Besetzung kritischer Positionen
- Geringerer Schulungsbedarf bei bereits erfahrenen Fachkräften
- Bessere Passung durch präzise definierte Anforderungen
- Höhere Reichweite durch Nutzung digitaler Jobbörsen und zielgerichteter Stellenanzeigen
Nachteile:
- Höhere Kosten und zeitlicher Aufwand im Beschaffungsprozess
- Verlängerte Einarbeitungszeit bei neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
- Risiko einer Fehlbesetzung bei unklarer Stellenbeschreibung
- Potenzielle Demotivation interner Mitarbeitender, wenn externe Kandidatinnen oder Kandidaten bevorzugt werden
- Zusätzlicher Koordinationsaufwand bei der Rekrutierung über mehrere Kanäle
Fazit
Die externe Personalbeschaffung ist ein essenzieller Bestandteil moderner Recruiting-Strategien. Sie ermöglicht es Unternehmen, flexibel auf den sich wandelnden Personalbedarf zu reagieren und gezielt neue Talente zu gewinnen. Der Einsatz geeigneter Methoden, eine klare Ansprache der relevanten Zielgruppe, fundierte Stellenausschreibungen und die Nutzung digitaler Rekrutierungskanäle tragen maßgeblich zum Erfolg des gesamten Prozesses bei.
Durch eine strategisch geplante und zielgerichtete Rekrutierung können Unternehmen nicht nur offene Stellen und Positionen effizient besetzen, sondern auch ihre langfristige Wettbewerbsfähigkeit sichern – mit dem richtigen Personal, zur richtigen Zeit, an der richtigen Stelle.