Digitale Personalakte 

Digitale Personalakte Definition 

Bei einer digitalen Personalakte handelt es sich um die elektronische Variante einer analogen Personalakte. Konkret heißt das, dass die Personaldokumente der Arbeitnehmer*innen mit Hilfe eines digitalen Dokumentenmanagementsystems automatisiert verwaltet werden. 

Dadurch wird nicht nur Platz gespart, sondern sämtliche beteiligte Personen können standort- und zeitunabhängig benötigte Informationen und Dokumente abrufen. Im Rahmen des sogenannten Employee Self Service können die Mitarbeiter*innen eigenständig auf bestimmte Daten zugreifen und diese aktualisieren und pflegen. 

Digitale Personalakte Inhalt und Aufbau 

In der digitalen Personalakte werden, wie auch in einer herkömmlichen Personalakte, sämtliche Daten festgehalten, die für das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitnehmer*in und Arbeitgeber*in relevant sind. Die genauen Inhalte sind dabei nicht vorgeschrieben, doch die meisten Personalakten beinhalten Dokumente wie Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag, Abmahnungen, Arbeitszeugnisse etc. Darüber hinaus werden häufig Personalinformationen, wie beispielsweise Einstellungsdatum, Vorgesetzter oder Probezeit, sowie Informationen bezüglich der Lohnabrechnung, wie zum Beispiel Lohnsteuerklasse oder Entgelt, inkludiert. 

Digitale Personalakte rechtliche Rahmenbedingungen und Datenschutz 

Die Personalakte der Mitarbeiter*innen beinhaltet hochsensible Daten, die keinesfalls publik werden dürfen, weshalb ein korrekter Umgang mit sämtlichen Daten maßgeblich ist. Für eine digitale Personalakte gilt also, dass eine Softwarelösung gefunden werden muss, die sämtlichen Datenschutzanforderungen gerecht wird und einen sicheren Umgang mit Informationen und Dokumenten ermöglicht. 

Im Januar 2015 ist diesbezüglich ein Gesetz in Kraft getreten, das nicht nur Anforderungen wie Vollständigkeit und Richtigkeit der Personalakte formuliert, sondern darüber hinaus auch Vorschriften bezüglich digitaler Kontrollsysteme, Datensicherheit sowie Datenzugriff und -nutzung macht. Sämtliche Regelungen basieren hierbei auf der Zustimmung der Arbeitskraft zur digitalen Erfassung ihrer Daten. 

Digitale Personalakte Vor- und Nachteile 

Vorteile 

• Entlastung der Personalabteilung
  • Zeiteinsparungen 
• Effizientere Bericht- und Recherchemethoden
  • abteilungsübergreifende Prozessoptimierung
• Erhöhte Transparenz 
• Platzeinsparung
• Schneller Zugriff auf Informationen 

Nachteile 

• Datenschutzanforderungen
• Einmalige Einführungskosten