Personalakte 

Personalakte Definition 

Die sogenannte „Personalakte“ enthält alle wichtigen Dokumente und Informationen, die das Arbeitsverhältnis einer Arbeitskraft betreffen. Sie wird von der jeweils arbeitgebenden Instanz angelegt und aktiv geführt.  

Der Großteil aller Unternehmen führt Personalakten heute nicht mehr in Papierform, sondern agiert mit sogenannten „digitalen Personalakten“. 

Digitale Personalakte Definition 

Bei einer digitalen Personalakte handelt es sich um die elektronische Variante einer analogen Personalakte. Konkret heißt das, dass die Personaldokumente der Arbeitnehmer*innen mit Hilfe eines digitalen Dokumentenmanagementsystems automatisiert verwaltet werden. 

Dadurch wird nicht nur Platz gespart, sondern sämtliche beteiligte Personen können standort- und zeitunabhängig die benötigten Informationen und Dokumente abrufen. Im Rahmen des sogenannten Employee Self Service können die Mitarbeiter eigenständig auf bestimmte Daten zugreifen und diese aktualisieren und pflegen. 

Personalakte Inhalt, Aufbau und rechtliche Vorgaben 

Weder Inhalt noch Aufbau einer Personalakte sind rechtlich geregelt. Trotzdem gilt es bei der Führung einige Aspekte zu beachten: 

• Damit die Personalakte ein möglichst umfassendes und wahrheitsgemäßes Bild des jeweiligen Arbeitsverhältnisses zeigt, ist es maßgeblich, dass sämtliche Informationen und Dokumente, die Aussagen über die sachliche Arbeitsleistung einer Arbeitnehmerin oder eines Arbeitnehmers (zum Beispiel Dokumente, die Berufsbildung, die berufliche Entwicklung, normative Fähigkeiten und Qualifikationen, den Anstellungsvertrag, Arbeitsunfälle, Krankheitszeiten, Abmahnungen, Ergebnisse von Eignungstests oder Leistungsbeurteilungen betreffen) inkludiert werden. 
• Grundlage einer Personalakte bilden im Regelfall die vollständigen Bewerbungsunterlagen der jeweiligen Arbeitskraft. 
• Enthält die Personalakte wichtige Gesundheitsdaten, wie beispielsweise die Erfassung von Krankenzeit oder ärztliche Gutachten, so müssen diese speziell vor unbefugter Einsicht gesichert werden. 
• Die gesamte Sammlung, Erfassung und Speicherung personenbezogener Daten muss unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen erfolgen. 

Maßgebliche Regelungen diesbezüglich sind: 

• Nur Daten, die das Arbeitsverhältnis betreffen, dürfen gesammelt werden
• Arbeitnehmer*innen müssen ihre Einwilligung zur Datenspeicherung geben. Sie müssen außerdem zu jeder Zeit wissen, zu welchem Zweck das Unternehmen Daten sammelt, speichert und nutzt. 
• Arbeitnehmer*innen dürfen die eigenen Daten jederzeit einsehen. 
• Sämtliche Daten müssen vor dem Zugriff Dritter bewahrt werden. Nur ausdrücklich befugte Personen haben Zugriff auf sämtliche personenbezogene Daten. 
• Arbeitnehmer*innen haben laut Betriebsverfassungsgesetz jederzeit ein Recht auf Einsichtnahme in die jeweils eigene Personalakte. Sie können diesbezüglich Mitglieder des Betriebsrates konsultieren. 

Lassen sich bei entsprechender Einsichtnahme Fehler erkennen, ist das Dokument nicht sachgemäß verfasst oder beinhaltet es ungerechtfertigte Abmahnungen, so kann die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer die Entfernung der betreffenden Dokumente verlangen.