Employee Self Service l Definition & Vorteile l ESS-Einführung

Employee Self Service 

Employee Self Service Definition 

Employee Self Service, kurz auch ESS genannt, beschreibt die eigene Verwaltung personenbezogener Daten und Prozesse durch die Arbeitnehmer*innen. Hierfür werden webbasierte Programme sowie mobile Anwendungen eingesetzt. So haben die Arbeitnehmer*innen Zugriff auf die eigene Personalakte und können beispielsweise Fehlzeiten, Urlaubstage und Arbeitszeiten problemlos einsehen sowie selbst Verwaltungsaufgaben wie Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen oder Adress- und Kontoänderungen vornehmen. 

Der Employee Self Service wird durch den Manager Self Service, MSS, ergänzt. Dieser beschreibt den Zugriff von Managerinnen und Managern sowie Personalerinnen und Personalern auf bestimmte Daten, mittels derer sie Kennziffern auswerten oder eingegangene Anträge bearbeiten.

Employee Self Service Vorteile

  • Entlastung der Personalabteilung
  • Zeit- und ortsunabhängige Mitarbeiterverwaltung 
  • Schaffung von Transparenz durch Einbindung der Mitarbeiter*innen in Prozesse der Personalwirtschaft
  • Verkürzung von Kommunikationswegen
  • Beitrag zum Employer Branding
  • Vereinfachung von Remote Work
  • Förderung der Eigenverantwortung der Mitarbeiter*innen
  • Einsparung von Kosten

Employee Self Service Tipps zur Einführung

  1. Entschließt sich ein Unternehmen dazu, das Prinzip des Employee Self Service einzuführen, ist es maßgeblich, die richtige Software auszuwählen. Dabei ist es beispielsweise wichtig, dass entsprechendes Programm Benachrichtigungen und Erinnerungen bezüglich wichtiger Informationen und Aufgaben versendet, unter anderem dann, wenn neue Urlaubsanträge vorliegen, Arbeitsverträge auslaufen oder Events anstehen. So wird sichergestellt, dass auch die Mitarbeiter*innen, die nicht täglich mit der Personalverwaltungssoftware zu tun haben, immer informiert sind. Damit durch die Einführung der jeweiligen Software kein zusätzlicher Verwaltungs- oder Schulungsaufwand entsteht, ist es außerdem von Vorteil, wenn das Programm verständlich und intuitiv in der Handhabung ist. Im Idealfall können sich die Mitarbeiter*innen sogar über bereits bestehende Benutzerkonten (zum Beispiel Google oder Windows) anmelden und mobile Endgeräte wie das Smartphone zur Einwahl nutzen. Darüber hinaus ist es natürlich maßgeblich, dass entsprechende Software sämtlichen Datenschutzrichtlinien entspricht.
  2. Damit das Konzept des Employee Self Service aufgeht, müssen die Mitarbeiter*innen von dessen Sinnhaftigkeit sowie Mehrwert überzeugt werden. Darüber hinaus müssen diese vor allem in der Anfangsphase bei sämtlichen Fragen und Problemen unterstützt werden. Im Idealfall bietet das jeweilige Unternehmen sogar einen Workshop an, in dem die Grundlagen der Benutzung erläutert werden.