Desk Sharing l Definition

Desk Sharing

Definition Desk Sharing

Die Idee von Desk Sharing, welches auch als „shared desk“ oder „flexible office“ bezeichnet wird, ist die  tägliche freie Arbeitsplatz-Wahl der Mitarbeiter in einem Unternehmen. Dadurch sollen bestehende Arbeitsplätze optimal genutzt sowie ungenutzte Fläche vermieden werden.  

Das Konzept des Desk Sharing ist ursprünglich durch Technikkonzerne wie Google und Facebook im Silicon Valley bekannt geworden. Heute wird es jedoch auch von zahlreichen deutschen Unternehmen wie beispielsweise der Lufthansa, Siemens und dem ADAC eingesetzt.

Organisatorische Grundlagen von Desk Sharing

Desk Sharing ergibt für ein Unternehmen vor allem dann Sinn, wenn der allgemeine Arbeitsalltag der Mitarbeiter recht flexibel ist, das heißt, wenn die Mitarbeiter eines Unternehmens nicht den ganzen Tag an ihrem Schreibtisch verbringen, sondern ihren Arbeitsort regelmäßig wechseln, da sie beispielsweise in Meetings, auf Geschäftsreisen, bei Außendienstterminen oder im Homeoffice sind. Darüber hinaus ist es von grundlegender Bedeutung für den erfolgreichen Einsatz von Desk Sharing, dass das Unternehmen über eine funktionierende IT-Infrastruktur verfügt und die Mitarbeiter im Rahmen dieser vorrangig elektronisch arbeiten und somit dezentral auf benötigte Akten sowie Daten zugreifen können. Ferner gilt es bei Einführung von Desk Sharing Räume für persönliche Gespräche sowie zum Lagern vertraulicher Dokumente und Unterlagen zu schaffen, um dadurch Privatsphäre sowie Datenschutz zu garantieren. Außerdem ist es maßgebenden, dass jegliche bereitgestellten Arbeitsplätze identisch ausgestattet sind. Dies bezieht sich zum einen auf die Qualität von Schreibtischen und Stühlen, die flexibel an die ergonomischen Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst werden können, zum anderen jedoch auch auf das Vorhandensein einer gewissen technischen Grundausstattung. Diese beinhaltet idealerweise private Headsets oder Telefonanlagen für die Mitarbeiter, die flexibel mit an den jeweiligen Arbeitsplatz genommen werden können. Außerdem ist es wichtig, dass das Unternehmen den Mitarbeitern Stauraum für Privates gibt. Dies kann beispielsweise in Form von Rollcontainern, Regalen oder Schließfächern geschehen. 

Vor- & Nachteile Desk Sharing

Vorteile Desk Sharing

  • Platzersparnis

Durch das Konzept des Desk Sharings können sowohl Platz und damit auch Kosten eingespart werden, da der Leerstand von Flächen vermieden wird und Unternehmen weniger wahrscheinlich Gefahr laufen, zu große Büroflächen anzumieten.

  • Kreativität & Innovationen

Der zwischen den Mitarbeitern regelmäßig stattfindende Austausch fördert die Kreativität und regt damit neue Innovationen an.

  • Vernetzung

Durch den Austausch zwischen zahlreichen Mitarbeitern wird der Informationsfluss gefördert sowie Empathie angeregt. Dadurch wird nicht nur die Kommunikation, sondern auch die Teamarbeit ausgebaut.

  • Gleichberechtigung

Da alle bereitgestellten Arbeitsplätze grundlegend gleich ausgestattet und zur freien Verfügung sind, werden alle Mitarbeiter diesbezüglich gleich behandelt.

  • Fokus

Die Mitarbeiter können an ihrem Arbeitsplatz möglicherweise konzentrierter arbeiten, da sie nicht durch persönliche Gegenstände abgelenkt werden.

Nachteile Desk Sharing

  • Zeitintensive Arbeitsorganisation

Die tägliche Arbeitsplatzsuche sowie das Neuorganisieren des Arbeitsplatzes nehmen regelmäßig Arbeitszeit in Anspruch. Deshalb arbeiten einige Großkonzerne bereits mit mobilen Buchungssystemen, um dadurch den Zeitverlust zu minimieren.

  • Emotionaler Stress

Die tägliche wechselnde Bürostruktur sowie ein immer neues Arbeitsumfeld können innere Unruhe und Stress auslösen. Darüber hinaus ist das Arbeiten in einem ständig wechselnden sozialen Umfeld besonders für introvertierte Menschen ein Problem. 

Durch das Unwohlfühlen der Mitarbeiter kann sich deren Produktivität langfristig reduzieren.

  • Verlust des Teamzusammenhalts

Desk Sharing fördert eindeutig den abteilungsübergreifenden Austausch, kann jedoch gleichzeitig dazu führen, dass der Zusammenhalt in den eigentlichen Teams schrumpft.

Zusammenfassend kann also gesagt werden, dass Desk Sharing definitiv zahlreiche Vorteile mit sich bringt, dass es jedoch auch einige schwerwiegende Nachteile aufweist, sodass es ein Konzept ist, das nicht für jedes Unternehmen erfolgversprechend ist. Deshalb ist es von großer Bedeutung, dass ein Unternehmen vor der Einführung des Desk Sharing in den direkten Dialog mit den Angestellten tritt, um zu identifizieren, ob diese grundsätzlich bereit für jene Methode wären.