Kostenfalle freie Stellen: Cost of Vacancy

Noch immer wird in zahlreichen Unternehmen davon ausgegangen, unbesetzte Stellen würden ein Unternehmen nichts kosten oder gar Personalkosten einsparen. Warum das nicht der Fall ist und was sich hinter der Kostenfalle „freie Stellen“ verbirgt, erfahren Sie in diesem Artikel!

Cost of Vacancy – was ist das eigentlich? 

Mit Cost of Vacancy, kurz auch als CoV bezeichnet, beschreibt man eine Kennzahl im Recruiting, die die Kosten einer unbesetzten Stelle darstellt. Dabei wird davon ausgegangen, dass jede Mitarbeiterin oder jeder Mitarbeiter einen numerischen Anteil zum Gesamtumsatz eines Unternehmens beiträgt, der wegfällt, sobald eine Stelle unbesetzt ist oder über einen längeren Zeitraum unbesetzt verbleibt. Die Kosten werden dabei in der Regel in konkreten Geldeinheiten angegeben. Zur Berechnung der Cost of Vacancy werden verschiedene Key Performance Indicators (KPIs) analysiert und miteinander in Verbindung gebracht. 

Warum ist die Kennzahl „Cost of Vacancy“ wichtig?

Vakanzen können aus verschiedenen Gründen entstehen. Ein harmloser Grund kann das Wachstum eines Unternehmens sein, sie können allerdings auch durch Kündigungen oder wirtschaftliche Schwierigkeiten von Seiten des Unternehmens oder durch den generellen Fachkräftemangel entstehen. Egal, aus welchem Grund es zu Vakanzen kommt: Bleiben (Schlüssel-)Positionen in einem Unternehmen über einen längeren Zeitraum hinweg unbesetzt, so können für das Unternehmen enorme Kosten und Verluste entstehen. Doch das ist bei weitem nicht der einzige Nachteil, der sich für einen Arbeitgeber aus einer Vakanz ergeben kann. Die Kennzahl „Cost of Vacancy“ kann Auswirkungen auf folgende Unternehmensbereiche haben:

• Das Wegfallen von Arbeitskräften kann sich über kurz oder lang negativ auf das übrige Team auswirken, indem sich der Zeit- und Arbeitsaufwand für die jeweilig verbleibenden Arbeitskräfte maßgeblich erhöhen kann, indem diese folglich auch die Aufgaben der ausgeschiedenen Arbeitskraft übernehmen müssen. Dadurch steigt die Anzahl der Überstunden sowie der individuelle Stresspegel der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an, was wiederum eine Gefahr für Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeitergesundheit darstellt. Durch diese verschlechterten Rahmenbedingungen steigt die unternehmensinterne Fluktuationsrate gegebenenfalls weiter an. 
• Vakante Stellen tragen maßgeblich dazu bei, dass die Produktivität eines Unternehmens und damit langfristig gesehen auch der Umsatz sinken, da der Arbeitsaufwand weitestgehend gleich bleibt, es jedoch weniger Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gibt, die diesen bewältigen. Dadurch kann der Unternehmensumsatz verringert werden. Entsprechendes Problem führt außerdem dazu, dass weitere Innovationsmöglichkeiten wegfallen, da dem Unternehmen nicht nur Arbeitskraft, sondern auch wichtiges Knowhow fehlen. 
• Bleiben Stellen längerfristig unbesetzt, so kann dies dazu führen, dass sowohl die Service- als auch die Produktqualität abnehmen, indem es beispielsweise zu Verzögerungen, Missverständnissen sowie Überforderung kommen kann. Das kann dazu führen, dass die Bedürfnisse der Kundinnen und Kunden nicht in gewünschtem Maße erfüllt werden. 

Wie wird die Kennzahl „Cost of Vacancy“ berechnet? 

1. Welche Faktoren fließen in die Cost of Vacancy? 

Zur Berechnung der CoV werden in der Regel verschiedene vom Unternehmen eingeholte Kennzahlen betrachtet. Die gängigsten dabei sind Folgende:  

1. Bruttojahresgehalt der zu besetzenden Stelle

Eine der maßgeblichen Kennzahlen der CoV ist das Jahresgehalt der jeweiligen Stelle. Dabei wird von den Kosten ausgegangen, die anfallen würden, wäre die Stelle nicht unbesetzt. 

2. Auswirkungen der Stelle auf das Geschäftsergebnis

Als Auswirkungen der Stelle auf das Geschäftsergebnis gilt die Wichtigkeit der jeweiligen Position. Dazu wird jeder Stelle eine Wertigkeit zwischen eins und drei zugewiesen. Stellen mit dem Faktor eins gelten dabei als nötig, aber weniger wichtig (z. B. Reinigungskräfte), Stellen mit dem Faktor 2 als wichtig (z. B. Auszubildende & Aushilfen) und Stellen mit dem Faktor drei werden als essenziell angesehen (z. B. Fach- und Führungskräfte). 

3. Durchschnittliche Arbeitstage pro Jahr

Für die Berechnung der Cost of Vacancy ist die Anzahl der Arbeitstage von Bedeutung, die die jeweilige Arbeitskraft unter normalen Umständen innerhalb eines Jahres absolvieren würde. 

Urlaubs- und Krankheitstage werden dabei nicht in die Rechnung einbezogen. 

4. Durchschnittliche Besetzungsdauer

Als durchschnittliche Besetzungsdauer gilt die Zeitspanne, die es dauert, um die jeweilige Vakanz zu besetzen. Wir sprechen also von der Zeitspanne zwischen dem „Freiwerden“ einer Stelle und der Einstellung einer neuen Arbeitskraft. Entsprechende Zeit wird auch als „Time-to-Hire“ oder „Time-to-Fill“ bezeichnet. 

Hierbei handelt es sich um die Kernkomponenten der Cost of Vacancy. Es können allerdings beliebig viele weitere KPIs in die Betrachtung einbezogen werden.  

2. Formel

3. Beispielrechnung 

Um den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens zu vergrößern, möchte dieses einen Content Manger einstellen, der sich um die Pflege und Erweiterung der Website kümmert. Niemand im Team hat die nötigen Qualifikationen für entsprechende Position, weshalb es zu einer externen Personalsuche kommt. 

In diesem Fallbeispiel sind die benötigten Variablen wie folgt: 

• Gehalt: 45.000€
• Wertigkeit: Niemand im Team verfügt über das nötige Knowhow, trotzdem ist die Tätigkeit für das Unternehmen von enormer Bedeutung, weshalb der Position die Wertigkeit drei zukommt.
• Arbeitstage: 250 Arbeitstage pro Jahr
• Besetzungsdauer: 121 Tage

Bleibt die im Beispiel untersuchte Stelle des Content Managers in entsprechendem Unternehmen also für 121 Tage unbesetzt, so fallen als Ergebnis entsprechender Vakanz für das Unternehmen Kosten in Höhe von 65.340€ an. Es ist also davon auszugehen, dass die Kosten der unbesetzten Stelle in diesem Szenario deutlich höher ausfallen als die Kosten der besetzten Stelle. Abgesehen davon ergeben sich neben der hohen Cost of Vacancy zahlreiche weitere – bereits erläuterte – Nachteile für das Unternehmen. 

Wie kann die Cost of Vacancy verringert werden? 

Die Cost of Vacancy birgt zahlreiche Risiken. Doch wie lassen sich entsprechende Risiken und enorme Vakanzkosten vermeiden und mit welchen Maßnahmen kann die Cost of Vacancy verringert werden? 

• Um längerfristige Vakanzen zu vermeiden, kann sich die Personalabteilung eines Unternehmens im Rahmen des Active Sourcing selbst auf die Suche nach geeigneten Fachkräften begeben. Für die Suchen beziehungsweise die Schaltung von Stellenanzeigen können unter anderem verschiedene Suchmaschinen, Personalportale oder soziale Netzwerke genutzt werden. Beim Recruiting können Unternehmen außerdem Hilfe bei anderen Unternehmen suchen, um dadurch langwierige Einstellungsprozesse zu vermeiden. So können beispielsweise Personalvermittlungsagenturen Abhilfe schaffen. Auch persomatch kann hier schnell und einfach weiterhelfen. 
• Mittels eines unternehmensinternen Talentpools können Unternehmen selbst in der Personalsuche aktiv werden. Entsprechender Talentpool kann über die Zeit aufgebaut und gepflegt werden, und ehemalige Beschäftigte, Second-Best-Bewerber*innen oder andere Fachkräfte beinhalten. Dadurch kann nicht nur die Vakanzzeit verringert, sondern auch das Budget für den Recruitingprozess verhältnismäßig geringgehalten werden. 
• Um die Zeitspanne der Personalsuche zu überbrücken, kann es hilfreich sein, für einige Monate Zeitarbeiterinnen oder Zeitarbeiter zu beschäftigen, die über ein ähnliches Knowhow wie das eigne Unternehmenspersonal verfügen. So kann die Cost of Vacancy wenigstens vorübergehend stabilisiert werden. 
• Gestalten sich Bewerbungs- und Einstellungsprozesse überdurchschnittlich lang, so führt dies zu einer maßgeblichen Steigerung der Recruitingkosten. Aus diesem Grund ist es wichtig, den Recruitingprozess im Vorfeld systematisch zu planen, um die Time-to-Fill dadurch möglichst gering zu halten. 
• Um bessere Chancen für die Findung geeigneten Personals auf dem Arbeitsmarkt zu haben, kann es für Unternehmen hilfreich sein, die eigene Arbeitgebermarke zu verbessern. Denn je besser die Unternehmensreputation und je authentischer das Arbeitgeberimage, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, geeignetes Personal vom eigenen Unternehmen zu überzeugen. Dazu kann auch gehören, Maßnahmen zur Bindung der eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen zu implementieren. Hier ist besonders das strategische Personalmarketing gefragt. 
• Gestaltet sich die Suche nach Fachkräften schwieriger als gedacht, kann es sinnvoll sein, das eigenen Recruiting über die Grenzen Deutschlands hinweg auszuweiten. Insbesondere mit der Möglichkeit von Tätigkeiten im Home Office gestaltet sich entsprechende Internationalität einfacher denn je. Neben der zeitnahen Stellenbesetzung kann dies außerdem sinnvoll sein, da Menschen mit unterschiedlichen kulturellen Hintergründen oftmals verschiedene Arbeitsweisen und Anschauungen mitbringen, die Innovationen fördern und einen positiven Einfluss auf den wirtschaftlichen Gesamterfolg des jeweiligen Unternehmens haben.