Time-to-Hire | Definition der Kennzahl & Beispiel

Time-to-Hire

Time-to-Hire Definition

Was die Time-to-Hire konkret ist, ist ungenau definiert. Meist beschreibt sie die Besetzungsdauer, das heißt den Zeitraum zwischen Beginn der Personalsuche und dem Ende des Recruitingprozesses. Sie spielt also eine maßgebliche Rolle im Bewerbermanagement. 

Sie ist deswegen von Bedeutung, da eine große Time-to-Hire hohe Kosten verursacht, die über den Umsatzverlust hinausgehen und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens langfristig stark einschränken können. Entsprechende betriebswirtschaftliche Verluste können bei kleinen Unternehmen sogar zum Bankrott führen. Über die Umsatzeinbuße hinaus sorgt eine lange Time-to-Hire dafür, dass die anderen Mitarbeiter Mehrarbeit leisten müssen, die wiederum Stress und Krankheiten auslösen kann. Außerdem ist eine sehr lange Besetzungsdauer schlecht für die Candidate Experience.

Time-to-Hire Prozess

Der typische Einstellungsprozess, der die Time-to-Hire ausmacht, setzt sich aus verschiedenen Phasen zusammen.

  1. Vakanz entsteht
  2. Vorbereitungsphase
    1. Definition von Stellenanforderungen
    2. Erstellen eines Kompetenz-/Anforderungsprofils
    3. Definition geeigneter Recruitingkanäle
    4. Stellenausschreibung
  3. Personalsuche
    1. Kampagnen mittels ausgewählter Medien
    2. Sichtung eingehender Bewerbungen
    3. Vorauswahl
    4. Interview
  4. Entscheidungsphase
    1. Interne Absprachen
    2. Bewerber Rückmeldungen
    3. Vertragserstellung
  5. Stellenbesetzung und Onboarding

Time-to-Hire Kosten

Bei Betrachtung der Time-to-Hire spielen zwei Kostenpunkte eine maßgebliche Rolle. Der erste Faktor ist das externe Budget. Dieses inkludiert die Kosten für die Schaltung entsprechender Stellenanzeigen sowie sämtliche andere anfallenden Recruitingkosten. Der zweite Kostenpunkt, der in die Betrachtung einbezogen werden sollte, sind die Kosten für eine unbesetzte Stelle. Hier geht es in erster Linie um die mathematische Kalkulation des Innovationsverlustes (z. B. durch Umsatzausfälle ausgelöst durch Produktionseinschränkungen oder fehlende Kundenbetreuung). Oft sind entsprechende Kosten höher als die Kosten, die durch die Besetzung entsprechender Stellen anfallen. 

Time-to-Hire Verringerung

  • Aufbau eines Talent Pools, so kann das Unternehmen zeitnah selbst mögliche Kandidaten kontaktieren
  • Positive Arbeitgebermarke
  • Freundlich und einladend gestalteter Bewerbungsprozess
  • Individuelle und schnelle Kommunikation 
  • Reporting und Analyse der bisherigen Prozesse und Abläufe, um daraus Entwicklungsmöglichkeiten abzuleiten
  • Nutzung von Bewerbermanagementsystemen

Time-to Hire Beispiel

Situation: Vakante Position im Bereich Vertrieb

Hintergrund: Ein Unternehmen mit zehn Vertriebsmitarbeitern macht einen Jahresumsatz von 24 Millionen Euro. Dabei erwirtschaften drei Senior-Vertriebsmitarbeiter etwa 50% der Summe, die anderen sieben Mitarbeiter den Rest. Fällt nun der beste Senior-Mitarbeiter aus, der normalerweise einen alleinigen Umsatz von 4 Millionen Euro erwirtschaftet, kann das für das Unternehmen einen monatlichen Umsatzausfall von mehr als 300.000€ bedeuten. Die Fixkosten des Unternehmens, wie beispielsweise Raummiete, Stromkosten etc., bleiben jedoch gleich.

Beispielrechnungen:

4*300.000€=1.200.000€

6*300.000€=1.800.000€

Beträgt die Suchphase für einen neuen Mitarbeiter unter entsprechenden Voraussetzungen nun vier Monate, fallen Umsatzausfälle in Höhe von 1.200.000€ an. Dauert die Phase sechs Monate, liegen die Ausfälle bei 1.800.000€.