Personalverwaltung l Definition & Aufgaben l Digitalisierung l Datenschutz

Personalverwaltung 

Personalverwaltung Definition 

Der Begriff Personalverwaltung wird synonym zu dem Begriff Personaladministration genutzt und umfasst sämtliche Verwaltungsaufgaben und das entsprechende Team der HR-Abteilung. Es handelt sich dabei um die Hauptaufgabe des Personalmanagements

Die entsprechende Regelung sämtlicher den Arbeitsalltag betreffender Formalitäten orientiert sich an verschiedenen Regelwerken wie beispielsweise gesetzliche Vorgaben, tarifverträgliche Regelungen, Betriebsvereinbarungen sowie den individuellen Arbeitsverträgen. 

Personalverwaltung Aufgaben 

  • Erfassung des Personals, das heißt zum Beispiel Erfassung von Neueinstellungen sowie Personalabgängen 
  • Lohn-/Gehaltszahlungen 
  • Zeiterfassung
  • Erstellung und Verwaltung von Personalakten 
  • Erstellung von Personalstatistiken
  • Bearbeitung von Mitarbeiteranträgen, zum Beispiel bezüglich Urlaubszeiten 
  • Erfassung von Personalveränderungen 
  • Reisekostenabrechnungen 
  • Kontakt mit Meldeämtern sowie Sozialversicherungen 
  • Sicherstellen des Datenschutzes

Personalverwaltung Datenschutz 

Die Personalverwaltung arbeitet mit zahlreichen sensiblen personenbezogenen Daten, wie zum Beispiel Kontaktdaten, Führungszeugnissen, medizinische Daten oder Kontodaten. Entsprechende Daten sind rechtlich speziell geschützt, weshalb es für die Personalverwaltung maßgeblich ist, die jeweiligen rechtlichen Vorgaben einzuhalten und intern regelmäßig zu kontrollieren. 

Wichtig ist dies auch, da bei Verstößen gegen die Datenschutzverordnung zum Teil sehr hohe Bußgelder, in der Regel entweder 20 Millionen Euro oder vier Prozent des globalen Umsatzes, fällig werden.  

Personalverwaltung Digitalisierung 

Zahlreiche Aufgaben der Personalverwaltung werden heute mithilfe von oder durch digitale Programme erfüllt. Dabei kommen vor allem externe Clouds zum Einsatz. Wichtig ist hierbei, dass der jeweilige Anbietende eine Datenschutzzertifizierung nach jeweils gültigem Recht vorweisen kann. 

Digitale Personalakte

In digitalen Personalakten können sämtliche Personaldokumente zentral verwaltet werden. Ein Vorteil entsprechender Personalakten ist, dass alle zugriffsberechtigten Personen zeit- und ortsunabhängig Einsicht in die jeweilige Akte bekommen können, wodurch es zu Zeiteinsparungen kommen kann, die wiederum die Effizienz steigern. 

Digitale Lohnabrechnung 

Mittels digitaler Programme kann außerdem eine automatische Lohnabrechnung sowie eine digitale Übermittlung von Unterlagen an die Arbeitskraft erfolgen. Im Rahmen davon kann außerdem ein digitaler Transfer von notwendigen Daten an das Finanzamt sowie Sozialversicherungen erfolgen. 

Automatische Datenübertragung an Behörden 

Die automatische Datenübertragung an Behörden führt zu einer enormen Zeiteinsparung, da Dokumente nicht mehr manuell verarbeitet und verschickt werden müssen, sondern automatisiert weitergegeben werden können. Außerdem erfolgt hier eine deutliche Papiereinsparung. 

Digitale Kontrolle 

Zahlreiche Programme können Unternehmen außerdem dabei unterstützen, Fehlzeiten, Überstunden, längerfristigen Personalausfall, Urlaubszeiten, Nachfolgeplanung sowie die unternehmensinterne Fluktuationsrate zu kontrollieren sowie zu protokollieren. 

„Employee Self Service“

Der sogenannte „Employee Self Service“ ist ein recht neues Phänomen der Personalverwaltung. Im Rahmen davon erhalten Mitarbeiter*innen Zugriff auf bestimmte Daten und können diese selbst verwalten und aktualisieren. Dadurch wird zum einen die Personalverwaltung maßgeblich entlastet, zum anderen bekommt die Arbeitskraft durch die erhöhte Transparenz einen besseren Einblick in die Unternehmensabläufe.