Personalinformationssystem l Definition, Funktion und Aufgaben

Personalinformationssystem

Personalinformationssystem Definition 

Bei einem Personalinformationssystem (PIS), manchmal auch Personal-Management-System (PMS) genannt, handelt es sich um eine Software, die wichtige Mitarbeiterdaten wie beispielsweise Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer sowie Kontodaten erfasst, speichert und mitunter beurteilt. 

Entsprechendes System wird genutzt, um die Personalabteilung dadurch bei der Bewältigung administrativer Aufgaben wie Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder dispositiver Aufgaben wie zum Beispiel Entwicklung eines Personalkostenplans zu unterstützen. 

Personalinformationssystem Daten 

Die Daten, die mittels eines Personalinformationssystem verwaltet werden, lassen sich in der Regel einer der folgenden Kategorien zuordnen:

  1. Personenbezogene Daten 
    • (Name/Geburtstag/Sozialversicherungsnummer/…)
  2. Organisatorische Daten 
    • (Arbeitsplatzbeschreibung/Tätigkeitsüberblick/…)
  3. Beschäftigungsbezogene Daten 
    • (Urlaub/Krankheit/Fortbildung/…)
  4. Lohnbezogene Daten 
    • (Lohn- und Gehaltsgruppe/…)

Personalinformationssystem Funktion & Aufgaben

Die einzelnen Personalinformationssysteme unterscheiden sich in ihrem Funktionsumfang teilweise stark. Normalerweise verfügen sie über ein Grundmodul, das allerdings um verschiedene Funktionen erweiterbar ist:

Personalinformationssystem Vor- und Nachteile 

Vorteile

  • Zeitliche Entlastung der Personalabteilung 
  • Garantie von Genauigkeit und Aktualität der Daten 
  • Möglichkeit des Employee Self Service 
  • Platzeinsparung durch digitale statt analoge Datenverzeichnisse 
  • Effiziente Gestaltung von Workflows 
  • Oft sehr hoher Datenschutz 

Nachteile

  • Einführung ist mit teilweise hohen Kosten verbunden 
  • Ersteinpflegung der Daten ist personal- und zeitintensiv 
  • Hohe Standardisierung