Personalcontrolling

Personalcontrolling Definition

Personalcontrolling ist ein Teil des Unternehmenscontrollings und befasst sich mit sämtlichen personalbezogenen Verfahren, Projekten und Prozessen. Anhand von Kennzahlen wird hier also die Planung und Steuerung personalwirtschaftlicher Aktivitäten vorgenommen. 

Personalcontrolling Aufgaben & Ziele

Die Ziele des Personalcontrollings lassen sich in einer bestimmten Hierarchie gliedern. Das Hauptziel entspricht dem übergeordneten Unternehmensziel, während die verschiedenen Unterziele einzelnen Fachbereichen zugeordnet sind. Sie orientieren sich dabei an den Zielen der Personalwirtschaft.

Aufgaben und Ziele des Personalcontrollings korrelieren sehr stark miteinander. Die Deutsche Gesellschaft für Personalführung definiert folgende Aspekte als konkrete Aufgaben des Personalcontrollings:

• Informieren
  • strategische Entscheidungen durch Informationen vorbereiten; Personalarbeit transparent machen
• Koordinieren und Integrieren
  • abteilungsübergreifende Planung & Kontrolle
  • Entwicklung eines konkreten Planungs-, Kontroll- und Informationssystems, um Auswirkungen neuer Entwicklungen absehbar zu machen
• Kontrollieren
  • Bereitstellung eines umfassenden Kontrollsystems basierend auf der Entwicklung von Kennzahlen; Anwendung verschiedener Kontrollarten
• Steuerung 
  • Steuerung des Unternehmens und Beitrag zum Aufzeigen des Unternehmenserfolgs

Personalcontrolling Methoden

Operatives Personalcontrolling

Beim operativen Personalcontrolling geht es hauptsächlich um die Darstellung von Informationen bezüglich Kosten, Erfolg sowie Nutzen ergriffener Personalmaßnahmen. Es dient also der Unterstützung des operativen Managements und ist eher auf einen kurz- bis mittelfristigen Betrachtungszeitraum ausgelegt. 

Strategisches Personalcontrolling

Die Beiträge, die das Personalmanagement zur Umsetzung der Unternehmensstrategie leistet, werden im Rahmen des strategischen Personalcontrollings beleuchtet. Hierbei geht es also in erster Linie um langfristige Prozesse und Strukturen.

Quantitatives Personalcontrolling

Das quantitative Personalcontrolling bezieht sich auf direkt messbare Personaldaten. Eine Auswertung dieser Daten erfolgt anhand bestimmter Kennzahlen und -größen. 

Kennzahlen des quantitativen Personalcontrollings

• Personalbedarf & -struktur

Personalbedarf, Personalbestand, Brutto- & Nettopersonalbestand, Arbeitskapazität, Altersgruppenanalyse, Frauenquote, Behindertenquote, Qualifikationsstruktur, Betriebszugehörigkeit

• Personalbeschaffung

Qualifizierte Bewerber*innen pro Stelle, Vorstellungsquote, Einstellungsquote, Personalbeschaffungskosten, Recruitingkosten

• Personaleinsatz

Soll-Stunden-/Ist-Stunden-Vergleich, Leistungsgrad, Fehlzeitenquote, Krankheitsquote, Überstundenquote, Jahresurlaubsverteilung, Elternzeit, Kosten der Ausfallzeiten

• Personalentwicklung

Weiterbildungszeit, Weiterbildungskosten, Anteil der Personalentwicklungskosten an den Gesamtpersonalkosten, Beförderungsquote

• Personalerhaltung

Personalkosten pro Mitarbeiter*in, Fluktuationsrate, Entgeltgruppenstruktur, Altersversorgungsanspruch pro Mitarbeiter*in, Aufwand für (freiwillige) Zusatzleistungen

• Personalfreisetzung

Abfindungsaufwand pro Mitarbeiter*in, Sozialplankosten pro Mitarbeiter*in, Arbeitsgerichtskosten pro Mitarbeiter*in

Qualitatives Personalcontrolling

Im Gegensatz zum quantitativen Personalcontrolling setzt sich das qualitative Controlling mit den „weichen“ Faktoren auseinander. Hier sollen nicht direkt messbare Daten bezüglich Mitarbeiterzufriedenheit, Motivation, Leistungsbereitschaft, emotionaler Bindung oder auch Betriebsklima ermittelt werden. Diese Informationen werden anhand spezieller Indikatoren untersucht.

Indikatoren des qualitativen Personalcontrollings

• Personalentwicklung

Datenanalyse aus z. B. Mitarbeiterbefragungen/Mitarbeitergesprächen/ Potenzialeinschätzungen/Assessment Centern

• Führungsverhalten

Datenanalyse aus z. B. Mitarbeiterbefragungen/ Mitarbeitergesprächen/ 360° Feedback/ Zielvereinbarungen/ Potenzialeinschätzungen

Personalcontrolling Instrumente

• Benchmarks & Vergleiche
• → Soll-Ist-/ Ist-Ist-/ Wird-Ist-Vergleich
• → Vergleiche zwischen einzelnen Standorten

• Zeitreihen
• → Beschreibung und Prognose von Entwicklungen und Trends

• Mitarbeiterbefragungen
• → Erfassung von Meinungen, Emotionen und persönlicher Bindung

• Human Resources Scorecard
• → Definition von erfolgskritischen Zielen und „Key Performance Indicators“ für den Personalbereich, um daran die Effizienz zu messen

• Human Resources Due Diligence/HR Audits
• → Der Versuch der frühzeitigen Erkennung von Chancen und Risiken, die von der Ressource Personal ausgehen

• Humankapitalbewegung
• → Rein wirtschaftliche Bewertung der Arbeitnehmer*innen, dabei Rückgriff auf Kriterien wie Fachkenntnisse, Flexibilität, Innovationsfähigkeit oder Betriebskenntnisse

• Personalportfolio
• → Analyse der Kompetenzen der Belegschaft auf Basis von Leistungs- & Potenzialbewertungen, ein solches Portfolio bildet die Grundlage für Weiterbildungs- & Personalentwicklungsmaßnahmen