Mitarbeiterbefragung l Definition, Bedeutung, Methoden l Fragebogen

Mitarbeiterbefragung

Mitarbeiterbefragung Definition

Bei einer Mitarbeiterbefragung handelt es sich um ein personalwirtschaftliches Instrument, das darauf abzielt, quantitative Daten bezüglich Unternehmen, Arbeitsweise, Produktivität und Zufriedenheit von Seiten der Mitarbeiter*innen zu erfassen. Entsprechende Umfrage bildet später die Basis für Veränderungsmaßnahmen innerhalb des Unternehmens, die zu einer Steigerung der Effizienz beitragen sollen. 

Mitarbeiterbefragung Bedeutung und Nutzen

Systematisch geplante und durchgeführte Mitarbeiterbefragungen haben zahlreiche Vorteile für ein Unternehmen und sind somit von großer Bedeutung. 

  • Generierung von unternehmensinternen Kennzahlen
  • Aufdecken von Problemen, Schwierigkeiten und Konflikten
  • Messung von Unternehmensstärken und -schwächen
  • Grundlage für Definition von Entwicklungsmaßnahmen
    • später auch Evaluation der Effizienz der durchgeführten Maßnahmen
  • Förderung von Vertrauen durch Kommunikation
  • Messung der Mitarbeiterzufriedenheit

Mitarbeiterbefragung Methoden

Im Bereich der klassischen Mitarbeiterbefragung wird zwischen internen und externen Befragungen unterschieden. Während interne Befragungen von Personalerinnen und Personalern innerhalb des Unternehmens geplant, durchgeführt und ausgewertet werden, erfolgt entsprechende Durchführung bei externen Befragungen durch unternehmensfremde engagierte Expertinnen und Experten. Das ist besonders dann oft der Fall, wenn innerhalb des Unternehmens nicht genug Ressourcen, Kenntnisse bezüglich entsprechender Umfragen oder Personal zur Verfügung stehen. Das Unternehmen profitiert in dem Fall stark von der fachlichen Expertise und kann von einer schnellen und systematischen Umsetzung ausgehen. Vorteil der internen Mitarbeiterbefragung hingegen ist vor allem, dass keine zusätzlichen Kosten entstehen. Darüber hinaus können entsprechende interne Umfragen oft sehr zielgerichtet durchgeführt werden, da der verantwortliche Personaler oder die verantwortliche Personalerin mit dem Unternehmen und entsprechenden Entwicklungen vertraut ist. 

Bei der Umsetzung entsprechender Mitarbeiterbefragungen, egal ob intern oder extern, herrscht eine hohe methodische Vielfalt, die unter anderem von Ort, Anlass oder Zeitpunkt der Umfrage beeinflusst wird. Die am weitesten verbreiteten Methoden sind die der 360° Umfrage, der Onboarding-Befragung, der Exit-Survey, der themenzentrierten Befragung sowie der Gesundheitsbefragung. 

 Mitarbeiterbefragung 2.0

In den letzten Jahren haben die klassischen Methoden der Mitarbeiterbefragung stark an Bedeutung verloren, was vor allem darauf zurückzuführen ist, dass sich die Arbeitswelt im Rahmen der Digitalisierung so schnell und dynamisch verändert, dass entsprechende Methoden nicht mehr zeitgemäß sind, da sie den Anforderungen kaum mehr gerecht werden können. Durch die systematische Verwendung einer unterstützenden Software kann nicht nur eine große Zeitverzögerung zwischen Befragung und Auswertung vermieden werden, sondern darüber hinaus erfolgt durch die automatisiert erfolgende Auswertung der Befragungsergebnisse eine maßgebliche Zeitersparnis. Ferner kann so garantiert werden, dass Mitarbeiterbefragungen unkompliziert in kurzen zeitlichen Abständen wiederholt werden können.

Mitarbeiterbefragung Prozess

  1. Planung

In der Planungsphase der Mitarbeiterbefragung geht es in erster Linie darum, dass zuerst Kommunikationskonzept, Zeitplan und Budget aufgestellt werden, und später auch die Erstellung eines geeigneten Befragungsbogen erfolgt. Dabei ist maßgeblich, Rücksprache mit dem entsprechenden Datenschutzbeauftragten des Unternehmens zu halten, um rechtliche Schwierigkeiten zu vermeiden. Wird die Befragung online durchgeführt, erfolgt in diesem Schritt auch die Einrichtung der benötigten IT-Infrastruktur. 

  1. Durchführung

Hier geht es vor allem darum, die Durchführung der Umfrage zu kontrollieren und durch kommunikative Unterstützungsmaßnahmen zu begleiten. Dabei erfolgt ein laufendes Reporting an die Geschäftsführung des Unternehmens.  

  1. Auswertung

Im dritten Teilschritt der Mitarbeiterbefragung geht es um die Aufbereitung der eingegangenen Daten und Ergebnisse. Diese kann beispielsweise in Form einer graphischen Darstellung erfolgen. Darüber hinaus findet hier im Idealfall ein Vergleich mit Ergebnissen vorheriger Befragungen oder mit sogenannten Benchmarks statt. Erläuterungen ergänzen die graphischen Darstellungen.

  1. Follow up

Nach der Auswertung sollten die Mitarbeiter*innen möglichst transparent über die Ergebnisse der Befragung informiert werden. Außerdem sollten nun möglichst zeitnah Maßnahmen entwickelt werden, die im Bedarfsfall Veränderungsprozesse einleiten. 

Mitarbeiterbefragung Erfolgskriterien und Tipps

  • Garantieren absoluter Anonymität 
  • Frühzeitige Kommunikation über Ziele und Bedeutung der Befragung
  • Akzeptanzsteigerung durch Einbezug des Betriebsrats 
  • Freiwilligkeit der Teilnahme
  • Einhalten des Datenschutzes
  • Zeitnahe Definition geeigneter Entwicklungsmaßnahmen
  • Regelmäßige Wiederholung der Befragung
  • Hoher Mitarbeitereinbezug 

Mitarbeiterbefragung Fragebogen

Damit eine Mitarbeiterbefragung sinnvoll durchgeführt und effektiv ausgewertet werden kann, ist eine strategische, vorausschauende Planung maßgeblich. Dazu zählt auch das Erstellen eines optimalen und auf das Unternehmen zugeschnittenen Fragebogens. 

Wichtig ist dabei, dass komplexe Betrachtungsthemen in den entsprechenden Fragen konkretisiert werden müssen, um später die Möglichkeit zu haben, systematische Maßnahmen abzuleiten. So ist es beispielsweise wenig sinnvoll zu fragen, wie zufrieden ein*e Mitarbeiter*in sei, eher sollte hier auf konkrete, die Zufriedenheit der Arbeitskraft beeinflussende Aspekte, Bezug genommen werden. 

Darüber hinaus gibt es noch zahlreiche weitere Aspekte, die dafür sorgen, dass entsprechend schlecht formulierte Fragen die Antworten und damit die Auswertung verzerren. Aus diesem Grund sollte bei der Formulierung der Fragen unbedingt darauf geachtete werden, dass diese kurz, kompakt und verständlich sind und darüber hinaus nicht manipulativ vorgehen. 

Generell kann ein Fragebogen aus zwei maßgeblichen Fragetypen zusammengesetzt werden. Der erste ist der Typ der offenen Fragen. Hierbei gibt die Arbeitskraft vollkommen freie Antworten, das heißt, es sind keine Antwortmöglichkeiten vorgeschrieben. Dadurch kann das Unternehmen oft sehr vielseitige Antworten verzeichnen, die einen Einblick in zahlreiche verschiedene Perspektiven ermöglichen. Hier ist allerdings der Aufwand der Auswertung recht hoch. Anders sieht es bei den deutlich leichter quantifizierbaren geschlossenen Fragen aus, die antwortgerichtet vorgehen, in dem sie z. B.  Antwortmöglichkeiten vorschreiben (multiple choice, etc.). Idealerweise werden in einem Fragebogen beide Fragetypen zu etwa gleichen Teilen verwendet.