Workation: Definition, Vorteile, Nachteile und wie man sie umsetzen kann

Zuerst ein rechtlicher Hinweis:
Unser Artikel soll zur ersten Information und Inspiration dienen. Er ersetzt keine rechtliche Beratung und gibt auch keine Garantie, weder für die Richtigkeit noch für die Vollständigkeit. Bei vertragsrechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte an einen erfahrenen Rechtsanwalt oder an einen Steuerberater.

In Zeiten des demografischen Wandels und des daraus resultierenden Fachkräftemangels müssen Unternehmen heutzutage kreativ werden, um für Bewerberinnen und Bewerber möglichst attraktiv zu sein. Oftmals sind die vom Unternehmen geleisteten Benefits der ausschlaggebende Grund, warum ein Unternehmen seine offenen Stellen relativ schnell besetzen kann oder nicht. Arbeit aus dem Home Office, Mitarbeitervergünstigungen, das Mitbringen von Hunden etc. sind mittlerweile oft und gern gesehene Benefits. Auch das Thema „Workation“ hält immer häufiger Einzug in die Betriebsvereinbarungen!

Definition

„Workation“ ist ein Kunstwort, das aus den beiden englischen Begriffen „work“ und „vacation“ zusammengesetzt wird. Es handelt sich also um eine Kombination von Arbeit und Ferien, die Arbeit soll aktiv mit einem Urlaub verbunden werden. Umgangssprachlich soll der Arbeitsort an einen schönen Ort oder an einen Urlaubsort verlegt werden. In der Regel ist der gewählte Urlaubsort nicht in dem Land, in dem die Mitarbeitenden sowieso erwerbstätig oder angestellt sind. Eine Workation muss aber nicht zwangsläufig außerhalb Deutschlands stattfinden.

Abzugrenzen von Workation sind hierbei:

• Work & Travel: Beim Work & Travel wird in einem bestimmten Zeitraum (das kann von einem Monat bis zu einem Jahr sein) in einem anderen Land gereist, und währenddessen jobben die Reisenden – sei es, um sich etwas Geld nebenbei zu verdienen oder aber um Land und Leute kennenzulernen. Typische Jobs werden meistens in der Gastronomie (Cafés, Restaurants, etc.), in Hotels oder in der Landwirtschaft gefunden.
• Remote Work: Auch hierbei arbeiten die Arbeitnehmenden nicht im Büro, es handelt sich also um mobile Arbeit. Es ist allerdings nicht wichtig, ob von zu Hause gearbeitet wird, aus einem Café heraus oder aus der Natur. Die Arbeitnehmenden verbleiben im eigenen Land.
• Fernarbeit: Im Gegensatz zu einer Workation spricht man von Fernarbeit, wenn Arbeitnehmer dauerhaft für ein deutsches Unternehmen aus dem Ausland arbeiten.
• Staycation: Hat mit Arbeit überhaupt nichts zu tun und besagt, dass die freie Zeit im Heimatort verbracht wird – Reisen ist tabu.

Welche Vorteile kann eine Workation bieten?

Für die Unternehmen

• Da die Möglichkeit einer Workation noch nicht von vielen Unternehmen angeboten wird, umgibt sie noch eine Aura des Neuen und Besonderen. Als Alleinstellungsmerkmal genutzt, kann sie eine Arbeitgebermarke positiv verstärken.
• Ist Ihr Unternehmen dabei, Neuigkeiten zu entwickeln, kann das in einer Urlaubs-Umgebung schneller funktionieren, Stichwort: gesteigerte Kreativität!
• Mitarbeitende erleben durch die Ermöglichung einer solchen Zeit eine gesteigerte Bindung zum Unternehmen (was eine geringere Fluktuation zur Folge hat).
• Bei richtiger Planung bringt diese Zeit ein reduziertes Stresslevel für die Mitarbeitenden und sorgt damit für eine Verbesserung der Gesundheit.
• Weniger Ausfälle, da Workations gute Alternativen zu Sabbaticals sind.
• Wenn ganze Teams auf Workation geschickt werden, ist das eine hervorragende Teambuilding-Aktion.

Für die Mitarbeitenden

• Verbesserung der Work-Life-Balance.
• Durch eine Änderung der äußeren Umstände werden eingetretene Pfade verlassen und neue, kreative Gedanken können sich entwickeln.
• Die Kombination von Arbeit und Urlaub erlaubt einen Anstieg der positiven urlaubsbedingten Erfahrungen, ohne dass die Mitarbeitenden auf unbezahlten Urlaub ausweichen müssen.
• Verbesserte Gesundheit durch reduzierten Stress.
• Verbesserung der sprachlichen Fähigkeit.
• Wenn man für die Zeit Coworking-Spaces nutzt, können Kontakte geknüpft und Netzwerke erweitert werden.
• Neue Orte können entdeckt und kulturelle Erfahrungen gesammelt werden.

Workation birgt aber auch Herausforderungen

• Wie im Home Office müssen Freizeit und Arbeit strikt getrennt werden. Wenn sich die verschiedenen Lebensbereiche zeitlich vermischen wird es stressig, da kein Teil in Ruhe und für sich genossen werden kann.
• Je flexibler der Arbeitsbereich gestaltet werden darf, desto mehr Spielregeln braucht es, und zwar zwischen allen Beteiligten. Rituale und Absprachen müssen eingehalten werden. Am Anfang steht also die exakte Festlegung der Rahmenbedingungen.
• Der Erfolg einer Workation liegt definitiv in den Persönlichkeiten der Beteiligten, nicht jeder kommt mit der Vermischung von Arbeit und Freizeit zurecht.
• Wenn im Unternehmen Neid und Missgunst vorherrschen, könnte unangebrachte Kritik eine Folge sein.
• Leitende Mitarbeitende müssen in der Lage sein, mit weniger Kontrollen zurecht zu kommen.
• Auf Dauer fehlt evtl. der direkte Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen.
• Für die Zeit herrscht ein erhöhter Kommunikations- und Koordinationsaufwand.

Für welche Art von Jobs eignet sich eine Workation?

Eine Workation eignet sich für alle Jobs,

• die keinen persönlichen, körperlichen Kundenkontakt benötigen.
• die keinen persönlichen, körperlichen Austausch mit Kolleginnen oder Kollegen benötigen.
• für deren Erledigung man nur einen Laptop und keine weiteren Maschinen braucht.
• in denen man kreative Lösungen austüfteln muss.

Das nötige Budget für eine Workation

Am Anfang steht die Finanzierung! Hier ist erst einmal eine Recherche notwendig. Diese Ausgaben stehen bei einer Workation mindestens an:

• Flug, Hotel oder andere Unterkunft
• Essen
• Visum
• Impfungen
• Internetzugang
• Versicherungen
• Steuern
• Freizeitaktivitäten
• Transport (Mietauto?)

Unterkunft und Zielland für eine Workation

Welche Eigenschaften muss der Ort haben, damit er sich für eine Workation eignet? Je nach Ziel der Workation gibt es Locations, die jeweils ihre Vorzüge haben:

• Wenn Konzentration auf ein bestimmtes Projekt das Hauptziel einer Workation ist, dann sollte die Location ruhig und frei von Ablenkungen sein. Ein Ferienhaus am Meer oder eine Hütte im Wald oder in den Bergen könnte in diesem Fall eine gute Wahl sein.
• Wenn hingegen die Erweiterung eines Netzwerkes das große Ziel der Workation sein sollte, dann wird die Wahl wahrscheinlich eher auf eine lebendige Stadt fallen, in der man andere Menschen in einer Workation oder Gleichgesinnte treffen kann. Hier wird es wohl auch eher Coworking-Spaces oder Workation-Events geben, die zum Netzwerken einladen.

Auch der Arbeitsplatz für eine Workation muss gewisse Voraussetzungen erfüllen. Hotels und Anbieter von Ferienwohnungen passen sich dem kommenden Trend schon an und statten ihre Zimmer oder Wohnungen mit Schreibtisch, Bürostuhl, schnellem Internet und WiFi aus. Manche Reisekonzerne bieten sogar schon Workation-Unterkünfte an.

Im Rahmen einer Umfrage wurden 2022 die besten Reiseziele für eine Workation ermittelt. Bewertungskriterien waren z. B. das Kulturangebot, das Vorhandensein und die Ausstattung von Co-Working Spaces oder die Verlässlichkeit und die Geschwindigkeit des lokalen Internets. Die Top-5-Plätze dieser Umfrage waren: Tokio, Bangkok, Madrid, London und New York.

Aspekte wie:

• Wunderschöne Hauptstädte
• Traumhafte Strände
• Leckeres Essen
• Viele Coworking-Spaces
• Niedrige Lebenskosten
• Passende Zeitunterschiede
• Milde Temperaturen
• Große Auswahl an Airbnbs und Ferienwohnungen
• Gute Infrastruktur
• Tropisches Lebensgefühl

machen allerdings auch die Länder Portugal, Griechenland, Kanarische Inseln, Thailand und Mauritius zu passenden Workation-Zielen.

Workation: diese Punkte müssen bedacht, besprochen und geregelt werden

Das Land

• Ist das Land sicher?
• In welcher Zeitzone liegt das Land der Wahl? Wenn die Zeitzone nicht mit der heimatlichen Zeitzone kompatibel ist, müssen evtl. die Arbeitszeiten angepasst werden, damit eine direkte Kommunikation möglich ist.
• Passen die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zum Heimatland?

Die Unterkunft

Man muss sich im Vorhinein überlegen, wo man arbeiten möchte: In der Unterkunft (Hotel, Hostel, b&b, Ferienwohnung etc.), in einem Coworking-Space oder eher in einem Café. Wenn die Unterkunft auch der Arbeitsplatz sein soll, dann braucht es gewisse Voraussetzungen:

• Schreibtisch: Reicht der Küchentisch oder die Couch? Oder braucht es einen richtigen Schreibtisch und einen richtigen Schreibtisch-Stuhl?
• Eine stabile und schnelle Internetverbindung sowie eine gesicherte Stromversorgung sind von Nöten.
• Privatsphäre
• Wenn man 8 Stunden pro Tag arbeitet und danach noch Land und Leute kennenlernen möchte, sollte die Unterkunft gewisse Bequemlichkeiten mit sich bringen: Spülmaschine, Stellplatz fürs Auto, Restaurants in der Nähe, etc.

Technische Voraussetzungen

• Gibt es vor Ort eine schnelle und stabile Internetverbindung, mit der man online kommunizieren, recherchieren und arbeiten kann? Evtl. kann man sich im Vorhinein über die WLAN Qualität in der gewählten Unterkunft informieren.
• Ist eine Einwahl in das Firmennetzwerk von dem Land, das die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter sich ausgesucht hat, möglich (werden alle datenschutzrechtlichen Aspekte erfüllt)?
• Welche Ausstattung brauchen die Mitarbeitenden am Aufenthaltsort:
  
  • Laptop, Ladekabel, Maus, Tastatur, Kopfhörer
  • Möglichkeiten für ein regelmäßiges Backup
  • Notizbuch, Stifte
  • Adapter, Stecker
  • Mobiler Hotspot, Powerbank

und wer stellt diese zur Verfügung?

Sozialversicherung

Das Thema Sozialversicherung ist komplex und hängt von verschiedenen Parametern ab.

• Findet die Workation innerhalb der EU statt (oder in der Schweiz, Liechtenstein, Norwegen und Island), verbleiben die Arbeitnehmenden für mindestens 25% ihrer Arbeitszeit in Deutschland, haben die Arbeitnehmenden ihren üblichen Wohnsitz in Deutschland und ist der Arbeitgeber in Deutschland ansässig, so bleiben sie im deutschen Sozialversicherungssystem und es muss nichts verändert werden.
• Dauert die Workation mehr als drei Monate und findet innerhalb der EU statt, so sind die Arbeitnehmenden im jeweiligen Land sozialversicherungspflichtig. Hier hilft die Krankenkasse, da es keine pauschalen Antworten gibt. Häufig wird eine so genannte A1-Bescheinigung benötigt.
• Findet die Workation außerhalb der EU statt, so gelten hier die jeweiligen Abkommen zwischen den Ländern. Der fachkundige Rat eines erfahrenen Anwalts sollte in diesem Fall eingeholt werden.

Steuern

Dieses Thema ist ebenfalls sehr komplex. In manchen Ländern bleiben die Beschäftigten in Deutschland steuerpflichtig und das deutsche Lohnsteuerrecht gilt weiterhin, solange die Workation nicht länger als 183 Tage dauert (inklusive Feiertage und Wochenende). Sobald die Workation länger als 183 Tage dauert, sind die Beschäftigten in diesen Ländern steuerpflichtig.

Es gibt aber auch Länder, in denen schon ab Tag 1 Änderungen vorzunehmen sind. Hier hilft es nur, einen erfahrenen Steuerberater oder Anwalt hinzuzuziehen.

Arbeitserlaubnis

Findet die Workation in einem Zielland innerhalb der EU (inkl. Schweiz) statt, wird für die Arbeit aus dem ausländischen Home Office keine Arbeitserlaubnis benötigt. Hierfür sorgt das sogenannte Freizügigkeitsabkommen.

Anders sieht es aus, wenn die Workation im EU-Ausland stattfindet. In dem Fall müssen sich Arbeitnehmende und Unternehmen zwingend über die jeweiligen nationalen Vorschriften informieren. Für längere Aufenthalte außerhalb der EU werden daher entsprechende Visa benötigt.

Arbeitszeitgesetz

So lange die Workation nur für einen begrenzten Zeitraum vorgesehen ist, gilt das deutsche Arbeitszeitgesetz: Arbeitnehmende müssen also auch während der Workation die tägliche Arbeitszeit dokumentieren.

Arbeitsrecht

Auch in Bezug auf das Arbeitsrecht ist die Dauer der Workation entscheidend. Auch hier unterscheiden sich die Anforderungen in jedem Staat, insofern sollten professionelle Arbeitsrechtler oder Rechtsanwälte hinzugezogen werden.

In jedem Fall sollte eine individuelle arbeitsvertragliche Zusatzvereinbarung mit den Mitarbeitenden abgeschlossen werden, in der gewisse Bedingungen der Tätigkeiten innerhalb der Workation festgelegt werden:

• Dauer des Aufenthaltes im Ausland
• Rückkehrpflicht für Mitarbeitende
• Festlegung der Arbeitszeiten und damit der Erreichbarkeit
• gestellte technische Ausstattung
• Definition der inhaltlichen Ziele (an welchen Aufgaben und mit welchem Ziel soll während der Workation konkret gearbeitet werden)
• Bestätigung, dass der Erstwohnsitz der Arbeitnehmenden in Deutschland bleibt
• keine Ausführung der Arbeit an deutschen Feiertagen
• kein Unterschreiben von Verträgen im Ausland
• Arbeiten exklusiv für den deutschen Arbeitgeber
• Wie sehen die Regelungen bzgl. Reiserücktritt und/oder Reiseabbruch aus?
• steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Aspekte

Vereinfachte Workation-Vereinbarung

17 Länder haben sich bereits auf eine vereinfachte Workation-Vereinbarung geeinigt. Diese Vereinbarung vereinfacht das Verfahren, um Ausnahmevereinbarungen für die Home-Office Arbeit aus dem Ausland (=Workation) zu erteilen. Der Antrag für diese Ausnahmevereinbarung muss beim DVKA (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland) gestellt werden.

Seit dem 1. Juli 2023 gilt diese neue Regelung in diesen Ländern:

• Deutschland
• Schweiz
• Liechtenstein
• Kroatien
• Tschechien
• Österreich
• Niederlande
• Slowakei
• Belgien
• Luxemburg
• Finnland
• Malta
• Norwegen
• Polen
• Portugal
• Spanien
• Schweden

Diese neue Ausnahmevereinbarung kommt zum Tragen, wenn die Arbeitszeit im Ausland zwischen 50% und 75% beträgt, ansonsten gilt die Sozialversicherung des Staates, in dem das arbeitgebende Unternehmen seinen Sitz hat.

Aufenthaltserlaubnis, Meldepflicht

In fast allen Ländern gibt es Meldepflichten, die allerdings von Staat zu Staat unterschiedlich sind. Um Sanktionen zu vermeiden, sollte man sich rechtzeitig zu diesem Thema informieren.

In der EU, in den EWR-Staaten (Island, Liechtenstein, Norwegen) und in der Schweiz kommt es z. B. ausschließlich auf die Staatsbürgerschaft an, die das Privileg der Freizügigkeit regelt. Dieses Privileg gilt nämlich nicht für Drittstaatsangehörige. Sollte ein Unternehmen z. B. einen chinesischen Mitarbeiter beschäftigen, so gelten dessen Aufenthaltsgenehmigung und Arbeitserlaubnis, die er für Deutschland hat, nicht zwangsläufig auch für andere Mitgliedsstaaten. Hier muss evtl. ein entsprechender Antrag gestellt werden, und unter Umständen ist sogar ein Visum erforderlich.

Wenn die Workation in einem Land außerhalb der EU stattfinden soll, muss auf jeden Fall im Vorhinein geprüft werden, welche Genehmigungen beantragt werden müssen. Das kann selbst dann notwendig sein, wenn man ohne Visum in das Land einreisen darf (die Einreise schließt in der Regel nicht das Recht zur Arbeit ein).

Weitere Versicherungen

Auch im Ausland sind die Mitarbeitenden für ihren eigenen Schutz verantwortlich. Es muss also geprüft werden, ob der deutsche Versicherungsschutz auch im jeweiligen Zielland gültig ist.

Diese Versicherungen sollten für den Zeitraum der Workation mindestens überprüft werden:

• Auslandskrankenversicherung: Wie im Urlaub ist es ratsam, eine Auslandskrankenversicherung abzuschließen.
• Private Haftpflichtversicherung, die auch bei längerem Aufenthalt im Ausland greift.
• Unfallversicherungen

Impfschutz

Je nachdem, in welchem Land man sich aufhalten möchte, ist der Impfschutz an die lokalen Vorgaben anzupassen.

Fazit

Die innovative Verbindung von Arbeit und Urlaub hat sich in den letzten Jahren zu einem viel diskutierten und zunehmend praktizierten Ansatz für moderne Arbeitsweisen entwickelt.

Es ist deutlich geworden, dass eine Workation nicht nur die Work-Life-Balance der Mitarbeiter verbessern, sondern auch die Produktivität und Kreativität steigern kann. Unternehmen, die diese Flexibilität in ihre Arbeitskultur integrieren, können von einer gesteigerten Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung profitieren.

Allerdings muss eine Workation sorgfältig geplant und umgesetzt werden, um mögliche Stolpersteine wie Arbeitsüberlastung, Datenschutzfragen, rechtliche Voraussetzungen und Reibereien durch unglückliche Begleitumstände (unpassende Zeitverschiebungen, etc.) zu vermeiden. Die Schaffung klarer Richtlinien und die Auswahl geeigneter Technologien sind entscheidend, um eine Workation effektiv und sicher zu gestalten.

Insgesamt zeigt sich, dass Workations eine vielversprechende Möglichkeit bieten, die Arbeitswelt zu transformieren und den Anforderungen der modernen Arbeitskräfte gerecht zu werden. Indem Unternehmen die Chancen und Herausforderungen der Workation erkennen und entsprechende Strategien entwickeln, können sie eine zukunftsweisende Arbeitsumgebung schaffen, die sowohl Mitarbeitende als auch Unternehmen gleichermaßen erheblich bereichert.