Mitarbeitergespräche erfolgreich führen

Einmal jährlich ist es so weit und das Mitarbeitergespräch steht an. Oft sowohl zum Unmut der Führungskräfte als auch der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Wie Sie das Mitarbeitergespräch am besten vorbereiten, worauf es bei der Durchführung ankommt und wieso es durchaus sinnvoll ist, lesen sie hier.

Was ist ein Mitarbeitergespräch?

Beim Mitarbeitergespräch, auch als „Personalgespräch“ bezeichnet, handelt es sich um ein in regelmäßigen Intervallen stattfindendes Gespräch zwischen Vorgesetzten und Arbeitskräften, bei dem es in erster Linie um den Austausch über Ziele, Pläne und Erfolge sowie die persönliche Arbeitsweise und Entwicklung der Arbeitskraft geht. Ziel eines solchen Gesprächs ist es, später konkrete Entwicklungsmaßnahmen zu vereinbaren und darüber hinaus die Mitarbeiterbindung durch persönliches Feedback und Wertschätzung zu erhöhen. Dadurch stellt es ein wichtiges Führungsinstrument dar.

Welche Formen von Mitarbeitergesprächen gibt es?

Anhand des Anlasses, aus dem ein Mitarbeitergespräch geführt wird, lassen sich verschiedene Gesprächsformen voneinander differenzieren.

Zu welchen Anlässen führt man Mitarbeitergespräche?

Grundsätzlich unterscheidet man anlassbezogene und institutionalisierte Mitarbeitergespräche voneinander. Die anlassbezogenen Gespräche werden dabei in der Regel von der Führungskraft angeregt und haben ausnahmelos ein aktuelles Ereignis als Auslöser. Entsprechende Ereignisse können beispielsweise sein:

• Besonders gute oder besonders schlechte Leistungen
• Konflikte
• Nichteinhaltung von Vorgaben
• Längere oder wiederholte Erkrankung der Arbeitskraft
• Klärung von Abmahnungen
• Kündigung
• Optimierung von Arbeitsabläufen oder tiefgreifende Prozessänderungen
• Übertragen von neuen Verantwortungsbereichen
• Besonders gute oder besonders schlechte Leistungen
• Arbeitsunfälle

Im Gegensatz dazu stehen die institutionalisierten Mitarbeitergespräche. Hierbei handelt es sich um Führungsgespräche, die in regelmäßigen Abständen ohne einen konkreten Anlass stattfinden. Ein solcher Austausch ist beispielsweise das sogenannte Jahresgespräch.

Arten von Mitarbeitergesprächen

Jahresgespräch

Bei dem sogenannten Jahresgespräch handelt es sich um ein Gespräch zwischen Arbeitnehmer*in und Führungskraft, in dem die Zusammenarbeit sowie das Erreichte des vergangenen Jahres reflektiert werden. Oftmals werden außerdem neue Zielvereinbarungen sowie Mitarbeiterentwicklungspläne vereinbart. 

Das Jahresgespräch findet regelmäßig zu einem festgesetzten Zeitpunkt, oftmals zu Beginn eines neuen Kalenderjahres, statt. Es wird im Idealfall losgelöst vom Alltagsgeschehen durchgeführt.

Zielvereinbarungsgespräch

Das Zielvereinbarungsgespräch ist Teil des Konzepts der Arbeit mit Zielvereinbarungen. 

Ein solches Gespräch zwischen Vorgesetztem und Arbeitnehmer*in, in dem Ziele, die entsprechende*r Arbeitnehmer*in in einem zuvor festgelegten Zeitraum erreichen soll, definiert werden, gilt heute als weit verbreitetes Management- und Führungsinstrument. Grund dafür ist, dass die Zielerreichung dem oder der Vorgesetzen die Möglichkeit gibt, die Leistungen jener mitarbeitenden Person zu beurteilen. 

Feedbackgespräch

Bei einem sogenannten Feedbackgespräch handelt es sich um ein Gespräch zwischen einer Arbeitskraft und deren Führungskraft. Zum einen geht es darin um die Vermittlung einer Rückmeldung bezüglich des Verhaltens sowie der Leistungen der jeweiligen beschäftigten Person, zum anderen aber auch darum, dieser die Möglichkeit zu geben, ihre Wahrnehmungen, Wünsche und Probleme zu äußern. Ein solcher Austausch zielt in erster Linie darauf ab, die Leistungsfähigkeit und Effizienz der jeweiligen Arbeitskraft zu erhöhen, indem die persönlichen Stärken und Schwächen erfasst und mögliche Lösungsansätze formuliert werden. Darüber hinaus sollte es allerdings genauso darum gehen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern, um dadurch die Mitarbeiterbindung zu garantieren.

Fördergespräch

Die sogenannten Fördergespräche werden in der Regel im Beurteilungskontext geführt. Das heißt, es geht in erster Linie darum, Stärken und Schwächen der Arbeitnehmer*innen aufzudecken und zu kommunizieren, um daraus langfristige Entwicklungspotenziale abzuleiten. Damit einhergehend geht es darum, Leistungsminderungen aufzuzeigen und vorzubeugen sowie Lernprozesse zu initiieren. 

Das sogenannte „Teamgespräch“ stellt im engeren Sinne keine Form des Mitarbeitergesprächs dar, da es statt mit einer einzelnen Arbeitskraft mit einer Gruppe von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geführt wird. Entsprechende Gespräche sind trotzdem nicht minder wichtig.

Ist das Führen von Mitarbeitergesprächen verpflichtend?

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sind in Deutschland verpflichtet, ihren Arbeitskräften für ein Gespräch zur Verfügung zu stehen. Das heißt, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben das Recht, in betrieblichen Angelegenheiten, die die eigene Person betreffen, von den jeweils zuständigen Personen gehört zu werden. Gleichermaßen dürfen sie verlangen, dass die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber ihnen im Rahmen eines Führungsgesprächs die Berechnung und Zusammensetzung des eigenen Arbeitsentgelts erläutert und darüber hinaus die individuellen Entwicklungsmöglichkeiten im jeweiligen Unternehmen darlegt.

Darf ich als Arbeitnehmer*in das Mitarbeitergespräch verweigern?

Arbeitskräfte dürfen Mitarbeitergespräche nicht verweigern, was aus dem in Deutschland bestehenden Weisungs- und Direktionsrecht eines Arbeitgebers abgeleitet werden kann. Die das Führungsgespräch leitende Instanz muss bei der Gesprächsführung allerdings auch bei Nutzung des eigenen Direktionsrecht beachten, nicht nur die eigenen Interessen zu behandeln, sondern auch die Interessen der Arbeitskraft in angemessenem Maße zu beachten. Das umfasst nicht nur die Auswahl der Gesprächsthemen, sondern auch Aspekte wie beispielsweise den von der Arbeitskraft geäußerten Wunsch nach Protokollierung des Gesprächs oder nach Einräumung einer Bedenkzeit.  Aus diesem Grund ist es für die Arbeitgeberin oder den Arbeitgeber bei Anordnung eines Personalgesprächs verpflichtend, einen sachlichen Grund vorweisen zu können. Liegt kein schlüssiger Grund vor oder stehen die genannten Ziele nicht in direktem Zusammenhang mit der jeweiligen Arbeitskraft, so besteht für diese keine Teilnahmepflicht an entsprechendem Gespräch. Verweigert die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer ein Mitarbeitergespräch allerdings unrechtmäßig, so stellt das einen arbeitsvertraglichen Pflichtverstoß dar.

Außerhalb der üblichen Arbeitszeiten sind Mitarbeitergespräche nur unter bestimmten Umständen zulässig. So beispielsweise dann, wenn eine Arbeitskraft, die im Normalfall nur Nachtschichten arbeitet, tagsüber in das Unternehmen berufen wird. Die Zeit des Gesprächs gilt dann als Arbeitszeit.

Welche Vorteile hat das regelmäßige Führen von Mitarbeitergesprächen?

• Möglichkeit für Feedback und konstruktive Kritik
• Abgleich der Erwartungen
• Formulieren von Zielsetzungen und anderen Vereinbarungen
• Vermeiden von Unzufriedenheit und Konflikten
• Steigerung der Mitarbeitermotivation und Leistungsbereitschaft
• Verbesserung des Betriebsklimas
• Steigerung der Mitarbeiterbindung
• usw

Das regelmäßige Führen von Mitarbeitergesprächen bietet also zahlreiche Chancen. Allerdings nur dann, wenn es richtig geführt wird. Dazu sind eine strukturierte Vorbereitung sowie eine systematische Nachbereitung unumgänglich.

Leitfaden für den Ablauf von Mitarbeitergesprächen

Damit ein Personalgespräch also konstruktiv ist und für alle Beteiligten einen möglichst großen Mehrwert hat, ist eine besondere Vor- sowie Nachbereitung durch die entsprechende Führungskraft erforderlich. Aus diesem Grund lässt sich der idealtypische Ablauf eines jeden Mitarbeitergesprächs in drei Phasen gliedern. In vielen Fällen nimmt die Vorbereitung dabei sogar deutlich mehr Zeit in Anspruch als das Führen des Gesprächs selbst.

1: Vorbereitungsphase

Zu Beginn eines Mitarbeitergesprächs steht in jedem Fall die Terminvereinbarung. Hierbei ist es wichtig, sich rechtzeitig um einen entsprechenden Termin sowie freie Räumlichkeiten zu bemühen, um dadurch auch der eingeladenen Person die Möglichkeit zu geben, sich frühzeitig auf das Gespräch vorzubereiten. Wichtig sind neben der Startzeit auch ein definitives Ende des Gespräches. Darüber hinaus kann es durchaus hilfreich sein, bereits möglichst früh einen Selbsteinschätzungsbogen an die Arbeitskraft zu übermitteln, damit dieser die Chance geboten wird, das eigene Verhalten strukturiert zu reflektieren. Nur so ist ein Gespräch auf Augenhöhe möglich.

Sind die strukturellen Vorbereitungen getroffen, so erfolgt bestenfalls die persönliche Analyse und Einschätzung der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers. Dabei sollte sie sich besonders die aktuellen Arbeitsaufgaben, bisherige Erfolge, Zielsetzungen, Stärken und Schwächen sowie die persönliche Situation der jeweiligen Person vor Augen führen. Darüber hinaus sollte sich die arbeitsgebende Instanz auch auf mögliche Kritikpunkte und Uneinigkeiten vorbereiten und sich Belege überlegen, die die eigene Argumentation stützen.

2: Das Gespräch selbst

Zu Beginn des Gesprächs ist es maßgeblich, eine Grundstimmung zu schaffen, die so angenehm wie möglich ist. Aspekte, die dazu beitragen, sind beispielsweise die Wahl des Raumes, Körperhaltung sowie Ausdrucksweisen der Führungskraft und insbesondere der Gesprächseinstieg selbst. Darüber hinaus sollte sichergestellt werden, dass das Mitarbeitergespräch ohne Störungen durch Mails oder Anrufe erfolgt.

Bei der Durchführung des Gesprächs selbst ist es maßgeblich, dass anstelle eines Monologs ein Dialog geführt wird. Die beschäftigte Person sollte in das Gespräch inkludiert werden und die Möglichkeit haben, die eigenen Ansichten sowie persönliche Meinung zu äußern. Durch die Gegenüberstellung der individuellen Wahrnehmung von Arbeitnehmer*in und Arbeitgeber*in entsteht eine Transparenz, welche die Grundlage für die Definition von Zielen sowie Entwicklungsmaßnahmen bildet. Wichtig ist hierbei, dass sämtliche Entwicklungsmaßnahmen motivieren und fördern und nicht überfordern, sodass die Arbeitskraft mit einem positiven Gefühl das Gespräch verlässt. Darüber hinaus sollte zu Gesprächsbeginn eine Eingrenzung der Gesprächsthemen erfolgen, um nicht abzuschweifen und in der Gesprächszeit die relevanten Themen in ausreichender Tiefe behandeln zu können. Um der Gefahr von Willkür zu entgehen, sollte es im Unternehmen eine Art Leitfaden oder Vorlage für Gespräche dieser Art mit konkreten Tipps geben.

3: Nachbereitung

Nach der Durchführung eines Mitarbeitergesprächs ist es für die Führungskraft besonders wichtig, den Austausch zu reflektieren und ein entsprechendes Protokoll zu formulieren. Dabei sollte es sowohl um konkret definierte Inhalte gehen als auch darum, wie Mitarbeitergespräche allgemein individualisiert und verbessert werden können.

Darüber hinaus ist es wichtig, eine Arbeitnehmerin oder einen Arbeitnehmer langfristig bei den individuellen Entwicklungsplänen zu unterstützen, indem verschiedene Förderungs- und Fordermaßnahmen angeboren werden.

Schwierigkeiten und Probleme bei Mitarbeitergesprächen

Ein Mitarbeitergespräch kann zahleiche Vorteile haben, wenn es gut und konstruktiv durchgeführt wird. Es gibt jedoch einige Aspekte, die Schwierigkeiten hinsichtlich des reibungslosen Ablaufs des Gesprächs hervorrufen können:

Zeitmanagement

Wird der Termin für ein Mitarbeitergespräch zu spät mitgeteilt oder ist das Zeitfenster zu knapp, sodass während des Gesprächs Zeitdruck entsteht, fühlen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oft wenig ernst genommen und wertgeschätzt. Eine strukturierte Zeitplanung erweckt also einen deutlich professionelleren Grundeindruck.

Unvorbereitetes Auftreten

Ebenso wie zu knapp bemessene Zeit vermittelt auch eine mangelnde Vorbereitung Geringschätzung gegenüber den Arbeitskräften. Darüber hinaus haben unvorbereitete Gespräche oft keinen oder einen nur sehr geringen Mehrwert, da weder ein konstruktiver Austausch noch die Definition von langfristigen Entwicklungsmaßnahmen möglich ist. Idealerweise wird ein effektives Mitarbeitergespräch nicht nur punktuell, sondern kontinuierlich über das gesamte Jahr vorbereitet, sodass die Führungskraft einen Überblick über Entwicklungen und Verläufe hat und Probleme sowie Schwächen besser einschätzen kann.

Feedback-/Kritikkultur

Besonders in Kritikgesprächen ist es wichtig, dass die kritikübende Person nicht in grundsätzlich negative Aussagen verfällt, sondern Kritik konstruktiv ausübt und anhand konkreter Situationen begründen kann. Dabei sollen Vorwürfe soweit wie möglich vermeiden werden und sämtliche Kritikpunkte idealerweise an Verbesserungs- sowie Entwicklungsmöglichkeiten gekoppelt werden. Insgesamt gilt, dass besonders bei Kritikgesprächen eine gewisse Fairness gezeigt werden sollte.

Zielsetzung

Ein wichtiger Bestandteil von Mitarbeitergesprächen ist das Formulieren von Zielsetzungen. Werden die jeweiligen Arbeitskräfte dabei nicht ausreichend einbezogen, so ist eine Nichterreichung sehr viel wahrscheinlicher. Es ist deswegen unumgänglich, dass im Rahmen des Mitarbeitergesprächs ein Dialog entsteht, dessen Produkt die Formulierung von Zielen ist, an denen beide Seiten gleichermaßen beteiligt gewesen sind.

Vorlagen für die richtigen Fragen im Mitarbeitergespräch

Viele Führungskräfte greifen im Rahmen von Personalgesprächen auf vorgefertigte Fragebögen zurück. Das kann zwar sinnvoll sein, um den Redeanteil der Arbeitskraft zu erhöhen und gleichzeitig die Wahrnehmungen und Meinungen der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers zu erfragen, ist aber in Hinblick auf die Individualität der jeweiligen Arbeitskraft und Arbeitssituation zu hinterfragen. Der Einsatz von Fragebögen ist also nur dann sinnvoll, wenn der jeweilige Fragenkatalog auf den Gesprächspartner angepasst wird. Ein genereller unternehmenseigener Leitfaden mit Tipps für die Vorbereitung hingegen ist sinnvoll.

Je nach Anlass und Gesprächspartner können die folgenden Fragen in einem Mitarbeitergespräch gestellt werden:

Beispiele für gute Fragen

Fragen, die den Arbeitsinhalt betreffen:

• Haben Sie Spaß an Ihrer Arbeit?
• Was motiviert Sie besonders?
• Kommen Sie mit Ihren Projekten und Aufgaben gut klar?
• Welches Projekt eines Kollegen hätten Sie auch gerne gemacht?
• Wenn es eine Sache gibt, die Sie zukünftig unbedingt übernehmen möchten, welche wäre das?
• Wenn es eine Sache gibt, die Sie zukünftig keinesfalls mehr machen möchten, welche wäre das?
• Haben Sie Stärken, die bei Ihrer bisherigen Tätigkeit völlig ungenutzt bleiben? Welche wären das?

Fragen, die das Arbeitsumfeld betreffen:

• Gibt es etwas, worüber Sie mit mir reden möchten?
• Haben Sie Probleme bei deren Bewältigung wir helfen können?
• Was würden Sie sich von mir als Vorgesetzten wünschen?
• Was haben Sie im letzten Jahr gelernt?
• Sind Sie mit Ihrer Arbeitsumgebung zufrieden?
• Sind Sie mit Ihrer Arbeitsatmosphäre zufrieden?
• Bekommen Sie regelmäßig Feedback oder würden Sie sich mehr Feedback wünschen?
• In welchem Bereich würden Sie sich gerne weiterentwickeln?
• Fühlen Sie sich in Ihrem Team wohl?
• Was kann ich tun, damit Sie hier gerne weiterarbeiten?
• Haben Sie den Wunsch, dass wir etwas Bestimmtes ändern oder anders machen?
• Was gefällt Ihnen am Unternehmen am besten?
• Was lässt sich an Ihrem Arbeitsplatz konkret verbessern?
• Welche Frage sollte ich Ihnen bei unserem nächsten Gespräch unbedingt stellen?

Fazit:

Mitarbeitergespräche sind nicht nur ein formaler Prozess, sondern eine wertvolle Gelegenheit, um die Kommunikation und die Beziehung zwischen Unternehmen und Arbeitskraft zu verbessern.

Ein zentraler Aspekt ist die strukturierte Herangehensweise an Mitarbeitergespräche. Eine klare Zielsetzung, eine angemessene Vorbereitung und eine offene, dialogorientierte Kommunikation während des Gesprächs sind essentiell. So können gut geführte Mitarbeitergespräche dazu beitragen, die Leistung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu steigern, ihre Motivation zu erhöhen und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz zu verbessern.

Auch das Feedback in Mitarbeitergesprächen ist wichtig. Konstruktives Feedback ist ein wirksames Instrument, um Stärken und Entwicklungsbereiche des Personals zu identifizieren und ihnen konkrete Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Aus diesem Grund ist auch ein regelmäßiger Austausch von Feedback von beiden Seiten wichtig, um eine kontinuierliche Weiterentwicklung und ein gutes Arbeitsklima zu fördern.

Wertschätzung und Anerkennung der Mitarbeiter sind ebenfalls wichtige Aspekte einer zielführenden Zusammenarbeit. Mitarbeitergespräche bieten hier eine ideale Gelegenheit, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für ihre Leistungen und ihr Engagement zu danken – denn Anerkennung motiviert nicht nur, sondern stärkt auch das Vertrauen und die Bindung zwischen Vorgesetzten und Arbeitskräften.