Mitarbeitern richtig Feedback geben 

Mit unserer Gestik, Mimik und Semantik geben wir alle ständig – ob gewollt oder ungewollt – Feedback. Doch was genau ist „Feedback“ eigentlich? Wieso ist es besonders im Berufsleben von Bedeutung und wie kann man eine erfolgreiche Unternehmenskultur im Unternehmen implementieren? Lesen Sie hier alles, was sie über das erfolgreiche Feedback-Geben wissen müssen:

Was ist Mitarbeiterfeedback?

Der Begriff „Feedback“ hat seinen sprachlichen Ursprung im Englischen und bedeutet übersetzt so viel wie „Rückmeldung“ oder „Rückkopplung“. Es geht dabei also darum, jemandem eine Rückmeldung darüber zu geben, wie ein bestimmtes Verhalten wahrgenommen wurde, was gehört oder gesehen wurde oder wie etwas auf mögliche Empfänger*innen gewirkt hat. Es handelt sich also um eine subjektive Reaktion auf eine Handlungs- oder Verhaltensweise, wodurch nicht nur Auskunft über die Feedback nehmende Person, sondern gleichermaßen über die Feedback gebende Person gegeben wird. Der Prozess des Feedbackgebens hat dementsprechend immer mit zweierlei Wahrnehmung zu tun: Der Wahrnehmung der sendenden Person und der Wahrnehmung der empfangenden Person. 

Unter „Mitarbeiterfeedback“ versteht man die systematische Reflektion von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern hinsichtlich der individuellen Arbeitsleistung sowie den jeweiligen Fähigkeiten und Verhaltensweisen. Gleichermaßen kann die Rückmeldung, die Arbeitskräfte ihren Vorgesetzten geben, als Mitarbeiterfeedback verstanden werden. 

Ein solches Feedback stellt einen wichtigen Bestandteil der Feedbackkultur eines Unternehmens dar, indem es dazu beiträgt, dass Arbeitskräfte die eigenen Stärken und Schwächen sowie die Konsequenzen ihres Handelns besser einschätzen können, dadurch die eigene Position besser verstehen und gleichermaßen das eigene Leistungsvermögen steigern können. Erfolgreiches Mitarbeiterfeedback kann also dazu beitragen, das Eigenengagement der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erheblich zu erhöhen und dadurch die Produktivität des gesamten Unternehmens zu verbessern. 

Ziele von Feedback

Das Geben von individuellem Feedback kann verschiedene Ziele verfolgen:

• Steuerung sowie Beeinflussung des Verhaltens einzelner Individuen
• Aufdecken von Fehlern 
• Verbessern der eigenen Selbsteinschätzung 
• Steigerung der Effizienz und Leistungsbereitschaft einzelner Arbeitskräfte
• Verbesserung der Mitarbeitermotivation 
• Unterstützen der individuellen Karriere- und Laufbahnplanung
• Vergrößerung der Selbstidentifikation mit der Tätigkeit sowie der Organisation

Die Bedeutung von Mitarbeiterfeedback ergibt sich in weiten Teilen aus entsprechenden Zielen. So kann beispielsweise festgehalten werden, dass eine regelmäßige Rückmeldung die Motivation und Produktivität der Arbeitskräfte maßgeblich steigern kann. Darüber hinaus kann die Feedbackkultur zur Verbesserung der gesamten Unternehmenskultur beitragen und dadurch nicht nur das Mitarbeiterengagement erhöhen, sondern auch die unternehmensinterne Fluktuationsrate verringern. 

Die Feedbackkultur eines Unternehmens

Als Feedbackkultur eines Unternehmens wird der Teil der Unternehmenskultur bezeichnet, der davon geprägt ist, dass regelmäßig eine hierarchie- und funktionsübergreifende Rückmeldung über die Leistungen sowie das Verhalten der einzelnen Arbeitnehmer*innen erfolgt. Diese Rückmeldung verfolgt das Ziel, eine vertrauensvolle Kommunikation zu fördern, um dadurch Fehler frühzeitig zu erkennen, die Entwicklung einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu unterstützen und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. 

Eine nachhaltige Feedbackkultur bringt zahlreiche Vorteile mit sich: 

• Schnelle Lern- und Optimierungsprozesse
• Verbesserung der persönlichen Arbeitnehmerentwicklung
• Verbesserung der Leistungsbereitschaft und Leistungsfähigkeit der Arbeitnehmer*innen
• Verbesserung der Eigeninitiative und Motivation der Mitarbeiter*innen
• Verbesserung der Problemlösungskompetenz
• Schnelles Erkennen und Beheben von Fehlern
• Verbesserung von Arbeitsabläufen
• Verbesserung von Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung
• Verbesserung der Identifikation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit der arbeitgebenden Instanz
• Verbesserung der Arbeitgeberattraktivität

Positives Feedback 

Positives Feedback ist vor allem in Hinblick auf die Mitarbeiterzufriedenheit von großer Bedeutung. Es führt den Arbeitskräften die eigenen Stärken vor Augen und würdigt ihre Erfolge und Fortschritte, wodurch das Selbstwertgefühl der Arbeitskraft gesteigert wird und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an das jeweilige Unternehmen gebunden werden. Bestenfalls ist positives Feedback an eine spezielle Verhaltensweise oder eine konkrete Eigenschaft gebunden. 

Beispiele für positives Feedback

• „Sie verfügen über großartige Fähigkeiten in Bezug auf (…), die zu einem mehr als erfolgreichen Abschluss des Projektes geführt haben. Alle sind von dem Ergebnis begeistert gewesen.“
• „Ich weiß Ihre Arbeit zu schätzen und bin sehr zufrieden mit dem, was Sie im Rahmen des Projektes (…) geleistet haben.“
• …

Negatives Feedback

Negatives Feedback zielt in erster Linie darauf ab, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer auf Fehler aufmerksam zu machen, um dadurch sicherzustellen, dass entsprechende Fehler in der Zukunft nicht wiederholt werden. Negatives Feedback ist im Beruf wie auch in sämtlichen anderen Lebensbereichen unumgänglich. Trotzdem ist es wichtig, dass es sich dabei nicht um die einzige Art von Feedback handelt, die eine Arbeitskraft erhält. Ist dies nämlich der Fall, so führt es in vielen Fällen zu einer erheblichen Demotivation der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers. 

Beispiele für negatives Feedback

• „Ihre Leistung in den vergangenen Wochen war nicht typisch für das, was sie im Normalfall leisten. Lassen Sie uns ein persönliches Gespräch anstreben, in dem wir einen Plan entwerfen, wie wir die Leistungen auf ihr übliches Niveau zurückbringen können.“
• „Leider haben Sie den letzten Abgabetermin verpasst, was die Arbeit Ihrer Abteilung erheblich eingeschränkt hat. Können wir uns etwas Zeit nehmen, um einen Plan auszuarbeiten, wie wir in Zukunft mit entsprechenden Situationen umgehen können?“
• …

Konstruktives Feedback 

Konstruktives Feedback basiert auf der Idee, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Rückmeldung erhalten, die auf einer konkreten Situation fußt. Charakteristisch für entsprechende Rückmeldung ist, dass das Feedback weder positiv noch negativ sein muss – gleichwohl allerdings  sein kann – um daraus einen möglichst großen Lerneffekt zu schaffen. 

Beispiele für konstruktives Feedback

• „Ihr Umgang mit Präsentationen hat sich in der letzten Zeit deutlich verbessert. Hier sind ein paar Ideen, die ich für Ihre nächste Präsentation hatte.“
• „Ich möchte über Ihre letzte Leistung (…) nachdenken. Was ist Ihrer Meinung nach gut, was ist weniger gut gelaufen?“

Wie kann Feedback bewertet werden?

Bei der Bewertung von übermitteltem Feedback spielen verschiedene Aspekte eine Rolle. Das heißt, Faktoren wie Betonung, Mimik, Gestik und Semantik beeinflussen die Wirkung des Feedbacks stark. Dazu kommt außerdem das Verhältnis, in dem sich das Feedbacksignal auf die vorhergegangene Äußerung bezieht – wird Feedback also bewusst oder unbewusst kommuniziert.
Ferner ist Feedback durch eine starke Kontextsensibilität geprägt. Das wiederum bedeutet, dass bestimmte kommunikative Signale zwar oft eine ähnliche Bedeutung haben – so bedeutet ein Nicken in der Regel Zustimmung, wohingegen ein Kopfschütteln im Normalfall Ablehnung symbolisiert – dass die meisten Feedbacksignale allerdings situations- und kulturkreisabhängig gedeutet und interpretiert werden müssen.

Zusammenfassend kann also gesagt werden, dass Feedback…

… selektiv ist, da die Wahrnehmung jeder einzelnen Person beschränkt und keinesfalls allumfassend ist. Das Unterbewusstsein filtert demnach einzelne Aspekte aus dem gesamten Informationsangebot heraus und hebt diese besonders hervor. 

… situativ ist, da die Bewertung einzelner Aussagen und Handlungsalternativen kontext- und kulturbezogen erfolgen muss. 

… subjektiv ist, da die Bewertung einzelner Handlungen, Aussagen und Situationen anhand des individuellen Wertesystems jeder einzelnen Person erfolgt. 

Das Feedbackgespräch

Bei einem Feedbackgespräch handelt es sich um ein Gespräch zwischen einer Arbeitskraft und deren Führungskraft. Zum einen geht es darin um die Vermittlung einer Rückmeldung bezüglich des Verhaltens sowie der Leistungen der jeweiligen beschäftigten Person, zum anderen aber auch darum, dieser die Möglichkeit zu geben, ihre Wahrnehmungen, Wünsche und Probleme zu äußern. Ein solcher Austausch zielt in erster Linie darauf ab, die Leistungsfähigkeit und Effizienz der Arbeitskraft zu erhöhen, indem die persönlichen Stärken und Schwächen erfasst und mögliche Lösungsansätze formuliert werden. Darüber hinaus sollte es allerdings genauso darum gehen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern, um dadurch die Mitarbeiterbindung zu garantieren. 

Entsprechende Mitarbeitergespräche, die also einen Teil der Personalführung darstellen, werden in regelmäßigen Abständen, in der Regel mindestens einmal im Jahr, geführt. Es gibt allerdings keinen festgesetzten optimalen Zeitpunkt, die Terminierung sollte am besten kontextbezogen erfolgen. Es bietet sich daher an, das Jahresgespräch zu Beginn eines Kalenderjahres durchzuführen und durch Feedbackgespräche nach Beendigung von Projekten oder dem Erreichen maßgeblicher Ziele zu ergänzen. 

Inhalte eines Feedbackgesprächs

• Übermittlung von Lob und konstruktiver Kritik
• Definition von Zielen und Zielvereinbarungen
• Entwicklung eines individuellen Entwicklungsplans 
• Aufdeckung von Konflikten innerhalb einzelner Teams und Abteilungen
• Definition neuer Aufgaben 

Welche Arten eines Feedbackgesprächs gibt es?

Ja nach Anlass und Situation kann die Art und Weise von Feedbackgesprächen variieren:

Klassisches Feedbackgespräch

Hierbei handelt es sich um die am meisten verbreitete Form von Feedbackgesprächen. Sie findet normalerweise regelmäßig terminiert, zum Beispiel zum Jahreswechsel, statt. Feedbackgeber*in ist in der Regel die jeweilige Führungskraft, während die feedbacknehmende Person die entsprechende Arbeitskraft ist. 

Gruppen-Feedback

Ein Gruppen-Feedback erfolgt in den meisten Fällen nach Abschluss eines Projektes oder Auftrags. Hierbei können entweder die einzelnen Teammitglieder nacheinander eine Resonanz sowohl von den übrigen Teammitgliedern als auch von der Führungskraft erhalten oder die gesamte Gruppe erhält eine gemeinschaftliche Rückmeldung. Erfolgt das Prinzip des Feedback-Gebens „von-jedem-an-jeden“, so stellt dies eine gute Möglichkeit dar, eine ganzheitliche Resonanz, die insgesamt weniger subjektiv ist, zu erhalten.

Vorgesetzten-Feedback

Bei dieser Art des Feedbackgesprächs fordern Führungskräfte selbst eine Rückmeldung von ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ein, um sich darauf basierend verändern und weiterentwickeln zu können. Gegebenenfalls kann sogar die Anpassung des gesamten Führungsstils erfolgen. 

Tipps und Tricks für den Erfolg eines Feedbackgesprächs

• Respektvolle Formulierung von Kritik, subjektive Formulierung von Feedback („Ich-Botschaften“)
• Systematische Vorbereitung von beiden Gesprächsparteien, dadurch können Wahrnehmungen und Beobachtungen durch handfeste Belege und konkrete Situationen gestützt werden
• Schaffung einer positiven Gesprächsatmosphäre
• Je konkreter Rückmeldungen formuliert werden, desto besser können Lösungen definiert werden
• Einplanen eines ausreichend großen Zeitfensters
• Aktiver Einbezug der Arbeitskraft & Entgegenbringen von Wertschätzung 

Welche weiteren Feedback-Instrumente gibt es? 

Feedback kann tendenziell immer geplant oder ungeplant erfolgen. Im Rahmen des geplanten Feedbacks können neben dem Feedbackgespräch weitere Instrumente zum Einsatz kommen. Dazu zählen unter anderem: 

• Kundenbefragungen
• Lieferantenbefragungen
• Mitarbeiterbefragungen
• Vorgesetztenfeedback
• 360° Feedback

Im Folgenden werden einige dieser Methoden und Instrumente näher vorgestellt:

360°-Feedback

Das 360 Grad Feedback ist eine Methode zur Beurteilung der Kompetenzen von Fachkräften und Führungskräften aus verschiedenen Blickwinkeln. Im Gegensatz zum klassischen Feedback wird beim 360 Grad Feedback eine Rundumbetrachtung vorgenommen, bei der neben der Selbstwahrnehmung auch die Fremdbeurteilung durch verschiedene Außenstehende wie Vorgesetzte, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Kolleginnen und Kollegen sowie Kundinnen und Kunden untersucht wird. 

Ziel ist es, durch die Erstellung eines umfassenden Persönlichkeitsprofils nicht nur individuelle Stärken und Schwächen festzustellen, sondern durch die Ausarbeitung eines persönlichen Entwicklungsplans zur effizienten Verbesserung von Management- und Führungskompetenzen beizutragen. 

Continuous Listening

Als „Continuous Listening” wird die dauerhafte Möglichkeit beschrieben, einem Unternehmen als Arbeitskraft Feedback zu geben. Dazu zählt nicht nur das Kommunizieren der eigenen Situation und Wahrnehmung, sondern auch das Einbringen von Verbesserungsmöglichkeiten.
Hierzu stellen Unternehmen technische Möglichkeiten bereit, jederzeit und ohne große Hürden Feedback einzubringen.

Onboarding-Befragung

Onboarding-Befragungen zielen in erster Linie darauf ab, den Einarbeitungsprozess des eigenen Unternehmens zu verbessern. Dazu werden neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – bestenfalls sogar mehrfach innerhalb ihres Onboardingprozesses – zu ihren Erfahrungen befragt, um daraus ggf. notwendige Verbesserungen abzuleiten, da das Gelingen der Einarbeitung maßgeblich über den Verbleib einer Arbeitskraft im Unternehmen entscheidet. 

Pulsbefragung

Die Pulsbefragung unterscheidet sich insofern von einer klassischen Mitarbeiterbefragung, als das Rückmeldungen nur zu einem konkreten Thema, wie beispielsweise der Arbeitsauslastung oder der Mitarbeitermotivation, eingeholt werden. Aus diesem Grund bestehen Pulsbefragungen in der Regel nur aus wenigen Fragen. In einigen Fällen reicht hierbei sogar eine einzige Frage. 

Bestenfalls finden entsprechende Abfragen in regelmäßigen Zeitabständen statt, um dadurch Trends und Entwicklungswahrscheinlichkeiten frühzeitig zu erkennen und ihnen dadurch gegebenenfalls entgegenwirken zu können. 

Austrittsgespräche 

Auch wenn Arbeitskräfte ein Unternehmen verlassen, kann es durchaus sinnvoll sein, mit ihnen ein letztes Mitarbeitergespräch durchzuführen. Dabei sollte es darum gehen, von ihnen Feedback zu erhalten, um daraus Informationen ableiten zu können, wie die Mitarbeiterbindungsrate hochgehalten oder verbessert werden kann. 

Erstellung von Mitarbeiterbefragungen: Diese Tipps sollten Sie beachten

Viele Unternehmen nutzen Mitarbeiterbefragungen, um sich eine Rückmeldung von Seiten der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer einzuholen. Damit entsprechende Umfragen allerdings erfolgreich sind, gilt es verschiedene Aspekte zu beachten: 

• Nur die Wahrheit trägt dazu bei, das Unternehmen langfristig zu verbessern. Um also ehrliche Antworten von den Arbeitskräften zu erhalten, sollten Mitarbeiterbefragungen anonym durchgeführt werden, um zu vermeiden, dass hinter der Beantwortung der Fragen die Angst vor Sanktionen steht. 
• Um möglichst viele Antworten auf entsprechende Mitarbeiterbefragungen zu erhalten, kann es durchaus sinnvoll sein, Beantwortungsanreize zu schaffen. Dazu können beispielsweise kleine Geschenke oder Preise zählen. 
• Lassen Sie Ihren Mitarbeitern ausreichend Zeit, die Befragung zu beantworten und erwarten Sie von ihnen keinesfalls, dass sie die Umfrage in ihrer Freizeit ausfüllen. Sollte es trotzdem an Resonanz mangeln, so können Sie ihnen eine nette Erinnerung schicken.
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