Mitarbeiter werben Mitarbeiter: Mitarbeiterempfehlungsprogramm als Recruiting Tipp

Mitarbeiterempfehlungsprogramm: Gute Mitarbeiter kennen gute Mitarbeiter

Laut einer Umfrage von XING (New Work SE) bevorzugen 77 Prozent aller Unternehmen neue Mitarbeiter, die durch Kollegen gewonnen werden. Mitarbeiter übertreffen häufig die Qualität der Vorarbeiten von Headhuntern, weil sie sowohl das Unternehmen als auch den potenziellen neuen Mitarbeiter gut kennen. So ist ein von den Mitarbeitern empfundener „Match“ realer, als wenn dies von Headhuntern angenommen wird, die nur einen Bruchteil der Informationen haben. Da auch der potenzielle neue Mitarbeiter vorab schon ein intensives Briefing bekommen hat und daher weiß, worauf es in dem entsprechenden Job ankommt und welche Unternehmensphilosophie in der Firma vorherrscht, ist der gesamte Einstellungsprozess kürzer und erfolgreicher, als dies bei einem Standard-Bewerberverfahren der Fall ist. Mitarbeiter sind also wahre Recruiting-Talente!

Gründe für Unternehmen, „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ Programme zu nutzen

Es gibt genügend Gründe, Mitarbeiterempfehlungen als Recruiting-Strategie zu nutzen. Viele Firmen sehen in „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ Programmen die Möglichkeit, die Mitarbeiterbindung sowie die eigene Employer Brand zu stärken. Auch die Ersparnis von Kosten und Arbeitsaufwand ist für viele Unternehmen ein attraktiver Grund, dieses Konzept für ihre Personalbeschaffung einzusetzen.

Ein Empfehlungsmanagementprogramm ist somit ein weiterer erfolgsversprechender Baustein, um dem Fachkräftemangel entgegen zu wirken. In einer Studie von firstbird zu diesem Thema wurden 143 Unternehmen in Deutschland und Österreich befragt. Das Ergebnis: 85% der befragten Unternehmen nutzen Mitarbeiterempfehlungsprogramme, und 55% der Unternehmen haben durch die Umsetzung weniger Kosten im Recruiting festgestellt.

Für welche Stellen oder Unternehmensformen eignen sich Mitarbeiterempfehlungsprogramme?

Startups sind für diese Art der Mitarbeitergewinnung bekannt: Sie nutzen ihr Netzwerk und stellen neue Kollegen aus dem Freundeskreis oder direkt von der Uni ein. Aber das funktioniert nicht nur bei Startups, sondern auch bei Großkonzernen wie z. B. Deutsche Bahn oder Siemens. Die Deutsche Bahn stellt jedes Jahr mehr als 1.000 neue Mitarbeiter durch diese Methode ein. Da die Deutsche Bahn jährlich zwischen 7.000 – 8.000 neue Mitarbeiter sucht, leistet das Mitarbeiterempfehlungsprogramm hier schon 10% der Akquise. Und auch die Mitarbeiter gehen dabei nicht leer aus, sondern erhalten für erfolgreich angeworbene Auszubildende eine Prämie von 500 € und für Fachkräfte sogar 1.500 €.  Allgemein kann man sagen, dass es nur wenige Positionen gibt, bei denen diese Art des Recruitings nicht so effektiv ist. Gerade für Jobs, die sehr kleine Nischen bedienen, eignet es sich hingegen hervorragend. Der Mitarbeiter kennt die Kompetenzen seiner Bekannten sehr gut und kann daher sehr genau einschätzen, für wen die ausgeschriebene Stelle passen könnte.

Gestaltung eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms

Nur, wer das Programm kennt, kann aktiv werden! Das heißt also konkret:

• Die Mitarbeiter müssen wissen, dass es ein solches Mitarbeiterempfehlungs-programm gibt.
• Sie müssen wissen, wie es funktioniert: Wer sind die Ansprechpartner, wie sind die Wege?
• Sie müssen die ausgeschriebenen Stellen kennen.

Kommunikation ist bei diesem Konzept also ganz wichtig: sei es über Aushänge, über das firmeneigene Intranet, per E-Mail, per Flyer oder auf Mitarbeiter-Events.

Natürlich wird nicht jede empfohlene Person eingestellt werden können. Auch in diesem Fall ist eine Kommunikation sehr wichtig: Erklären Sie als Arbeitgeber, warum es nicht geklappt hat – ansonsten ist eine Frustration vorprogrammiert.

Der Prozess muss für den Mitarbeiter also so einfach und transparent wie möglich gestaltet werden, Online-Plattformen eignen sich hierfür ganz gut. Und wenn es dann noch eine Belohnung für jeden geworbenen neuen Mitarbeiter gibt, umso besser! Auch das muss natürlich kommuniziert werden.

Kontrolle eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms

Um den Erfolg eines Mitarbeiterempfehlungs-programms zu messen, sollte man Key Performance Indicators (KPIs) einsetzen. Was macht also den Erfolg eines solchen Programms aus? Hier ein paar Beispiele:

• die Einstellungsrate durch Mitarbeiterempfehlungen
• die Kündigungsrate inkl. Zeitpunkt der Kündigung (Anzeichen für die Mitarbeiterbindung)
• die Dauer des Besetzungsprozesses
• die Kosten des Besetzungsprozesses

Anreize für ein „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ Programm

Wenn Mitarbeiter ihre – private – Zeit nutzen, um für die Firma geeignete Bewerber aus dem eigenen Netzwerk zu akquirieren, dann sollen sie das natürlich nicht umsonst machen.

Um den Einsatz zu belohnen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Es bietet sich an, eine Art „Prämienkatalog“ zu erstellen, so dass sich der Mitarbeiter die passende Belohnung aussuchen kann.

Beispiele für Prämien:

• Eine Geldprämie, anteilig zum Monats- oder Jahreslohn des neuen Mitarbeiters
• Eine fixe Geldprämie (in vielen Unternehmen werden 500 bis 1.000 Euro gezahlt)
• Zusätzliche Urlaubstage
• Urlaubsgeld
• Kostenlose Weiterbildungen
• Gutscheine
• Spenden
• Sachprämien
• Erlebnisprämien

Auch der Zeitpunkt der Belohnung ist gut zu überlegen. Die Belohnung sollte möglichst zeitnah erfolgen, so dass die Mitarbeiterempfehlung auch mental mit der Belohnung in Verbindung gebracht wird.

Um das Risiko zu umgehen, dass Mitarbeiter nur wegen der zu erwartenden Prämienzahlung Bekannte oder Familienmitglieder empfehlen, kann man die Prämienausgabe zweiteilen: Der erste Teil der Prämie wird beim Zustandekommen eines ersten Kontaktes ausgezahlt, und der zweite Teil nach Einstellung oder nach Beendigung der Probezeit.

Vorteile eines „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ Programms

Zeitersparnis: Durch die Vorarbeit des Mitarbeiters verkürzt sich die Zeit des Bewerbungsprozesses, und ungeeignete Bewerber werden gar nicht erst berücksichtigt. Die Personalarbeit startet also direkt bei geeigneten Kandidaten, welche zusätzlich durch ihre Bekannten schon gut vorbereitet wurden.

Kostenersparnis: Kostenintensive Recruitingprozesse wie Headhunting, Stellenausschreibungen, Briefing etc. fallen weg, da der Bewerbungsprozess bereits verkürzt ist. Neben den Einsparungen im Personalbereich sorgen auch kürzere Vakanzzeiten für geringere Kosten.

Glaubwürdigkeit: Mitarbeiter werden oft glaubwürdiger als Headhunter wahrgenommen. Die Mitarbeiter wissen, wovon sie sprechen, kennen das Unternehmen und können dem zukünftigen Mitarbeiter somit ein realistisches Bild vom Unternehmen und den Aufgaben bieten.

Leistungsbereitschaft: Die Leistungsbereitschaft ist bei Mitarbeitern, die von anderen Mitarbeitern geworben wurden, höher. Zum einen möchte der neue Angestellte seinen Bekannten, der ihm diesen Job verschafft hat, nicht enttäuschen oder ihn in ein schlechtes Licht rücken. Da der neue Mitarbeiter außerdem bereits weiß, was ihn in etwa erwartet, startet er mit einem sicheren Gefühl. Er kann sich schnell mit dem Unternehmen identifizieren, da nicht alles neu und unbekannt ist. Somit ist er motiviert, gute Arbeit zu leisten.

Zusammengehörigkeitsgefühl: Mitarbeiter fühlen sich oft für die neuen Kollegen aus dem Bekanntenkreis verantwortlich und unterstützen diese im Onboarding. Dadurch wird der Teamgeist gestärkt, das Arbeitsklima ist positiv und es entstehen freundschaftliche Beziehungen unter den Kollegen. Durch das Werben für Mitarbeiter im Bekanntenkreis entsteht von Anfang an ein Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter. Denn die Empfehlung des Mitarbeiters hat bei den Vorgesetzten einen hohen Stellenwert und sorgt somit für Vertrauen. Die meisten vorgeschlagenen Kandidaten passen gut ins Team, da die Mitarbeiter genau wissen, welche Anforderungen und Qualifikationen der neue Kollege mitbringen sollte.

Erfolgsquote und Mitarbeiterbindung: Studien haben gezeigt, dass Angestellte, die durch eine Mitarbeiterempfehlung eingestellt werden, bessere Arbeit leisten, glücklicher im Unternehmen sind und ihrem Arbeitgeber länger treu bleiben. Auch ist die Austrittsrate bei empfohlenen Mitarbeitern geringer als bei solchen, die über andere Recruitingmaßnahmen eingestellt wurden.

Software Anbieter für Mitarbeiterempfehlungsprogramme

Je einfacher die Regeln des Mitarbeiterempfehlungsprogramms zu verstehen sind, desto mehr Mitarbeiter werden es aktiv nutzen. Diese Software Anbieter stellen Tools zur Verfügung, mit denen Mitarbeiterempfehlungsprogramme effizient und transparent umgesetzt werden können:

• Firstbird
• Talentry
• Sprad io

Fazit

Ist die Einführung eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms für Neueinstellungen sinnvoll? Diese Entscheidung muss jedes Unternehmen für sich treffen.

Es gibt jedoch viele Punkte, die für eine Umsetzung dieses Recruiting-Konzeptes sprechen. Meistens gibt es in einem Unternehmen eine gewisse Firmenphilosophie. Und die Beschäftigten eines Unternehmens passen eben zu genau dieser Philosophie. Es ist wahrscheinlich, dass Personen aus dem Bekanntenkreis oder der Familie dieser Mitarbeiter ähnlich veranlagt sind, und somit auch sehr gut in dieses Unternehmen passen. Dies ist der erfolgsversprechende Grundgedanke hinter dem Prinzip „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“.  

Genau in diesem Punkt liegt allerdings auch eine Gefahr: Wird eine Belegschaft zu homogen – zu gleichartig – dann fehlen auf Dauer neue Perspektiven. Schon die Diversitätsstudie von McKinsey aus dem Jahr 2017 hat gezeigt, dass es für Unternehmen rentabler ist, wenn die Besetzung eher divers ist, also heterogen.

Ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm sollte also nicht der einzige Recruiting-Kanal sein. Als einer von mehreren Bausteinen ist es aber sicherlich eine gute Ergänzung für ein erfolgsversprechendes Recruiting.