Absage auf eine Bewerbung: Mit unseren Tipps und 6 Vorlagen wird sie professionell und höflich!

Es kann nur einen geben – nämlich den neuen Stelleninhaber/die neue Stelleninhaberin einer ausgeschriebenen Stelle. Wenn die Entscheidung gefallen ist, folgt der unangenehme Teil: die Absagen an alle anderen Bewerbenden müssen geschrieben werden. Es ist eine undankbare Aufgabe, denn niemand schreibt diese Briefe gerne, und niemand bekommt sie gerne. Und doch ist diese Aufgabe ein wichtiger Punkt, um die Employer Brand positiv zu stärken. Denn die Bewerbenden haben viel Zeit und Mühe in die Bewerbungen und Lebensläufe gesteckt, und darauf keine Rückmeldung zu erhalten hinterlässt ein schales Gefühl, was die Erinnerung an dieses Unternehmen in kein gutes Licht rückt.

Allerdings gibt es auch einige Fallstricke, die es beim Schreiben einer Absage zu umgehen gilt. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie bei Ihren Formulierungen achten müssen, und wie Sie dieses unangenehme Thema durchaus positiv besetzen können: für eine angenehme Candidate Experience und eine gestärkte Arbeitgebermarke!

Anmerkung: Unser Artikel soll zur Information und Inspiration dienen. Er ersetzt keine rechtliche Beratung und gibt auch keinerlei Garantie, weder für die Richtigkeit noch für die Vollständigkeit. Bei rechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt oder an die Industrie- und Handelskammer.

Müssen Personaler eine Bewerbungsabsage schreiben?

Aus arbeitsrechtlicher Sicht ist die Antwort einfach: Nein. Es besteht keine Pflicht, nach einer erfolglosen Bewerbung ein Absageschreiben zu verfassen und versenden.

Dennoch gibt es viele Gründe, sich trotzdem die Zeit zu nehmen, um ein einfühlsames Absageschreiben mit einer positiven Grundatmosphäre aufzusetzen.

1. Es gehört zum guten Ton und ist einfach nur höflich. Die Bewerber investieren viel Zeit, um ordentliche Bewerbungsunterlagen zu erstellen. Da ist es nur angemessen, die Wertschätzung dieser Mühen durch eine höfliche Absage auszudrücken.
2. Eine schlecht formulierte Absage – oder auch keine Absage – hinterlässt bei den Empfängern (oder Nicht-Empfängern) unschöne Gefühle wie Enttäuschung oder sogar Wut. Und das kann sich sehr schnell sehr negativ auf die Reputation des Unternehmens und die Arbeitgebermarke auswirken. Über die sozialen Medien ist es heutzutage einfach, unschöne Erfahrungen zu teilen, und zwar schnell und weit. Aus PR-Sicht ein Horror, der großen Schaden anrichten kann. Gehen solche Erfahrungen einmal viral, dann sind sie nur schwer zu stoppen, und das Unternehmen hat mit einem schlechten Ruf zu kämpfen. Wenn man bedenkt, wie viel Geld für optimale Karriereseiten, Personalberater und eine starke Employer Brand ausgegeben wird, um ein positives Bild des Unternehmens darzustellen, dann sollte man nicht an einer ordentlich formulierten Absage sparen, mit der man so einfach eine positive Unternehmenskultur vermitteln kann.
3. Auch wenn der Kandidat oder die Kandidatin für diese ausgeschriebene Stelle nicht der/die Richtige war, könnte vielleicht eine zukünftige Stelle nach genau dieser Person verlangen. Hat sich das Unternehmen jedoch aufgrund des fehlenden Feedbacks die Sympathien verscherzt, wird es von Seiten der Bewerber keine weitere Kontaktaufnahme geben – was für ein Verlust für das Unternehmen. Getreu dem Motto „Man sieht sich immer zwei Mal.“ kann man also mit einem wertschätzenden Absageschreiben durchaus die Basis für weitere Kontaktpunkte legen.

Muss man die Absage auf eine Bewerbung begründen?

Auch hier ist die Antwort aus arbeitsrechtlicher Sicht einfach: Nein, muss man nicht. Das Arbeitsrecht empfiehlt sogar eher, keine Begründung zu geben, denn es gibt einige Fallstricke, die dem Unternehmen große Probleme bereiten und viel Geld kosten können. Allerdings hat es für die Candiate Experience und in dem Zusammenhang für die Employer Brand sehr positive Auswirkungen, wenn der Arbeitgeber begründet, warum die Bewerbung nicht zu einer Einstellung geführt hat. Insofern sollte man als Unternehmen zumindest ausführlich darüber nachdenken, ob und wie man eine Absage begründet.

Der sichere Weg ist die Nutzung von Formulierungen wie „Wir haben uns für einen anderen Kandidaten entschieden“ oder „Leider ist unsere Wahl auf einen anderen Bewerber gefallen, der noch mehr dem Anforderungsprofil entspricht.“.

Wenn man allerdings wahre Gründe nennen möchte, sollte man dies auf jeden Fall höflich, respektvoll und sachbezogen tun.

Von sachbezogenen Gründen spricht man, wenn es sich z. B. um eine Initiativbewerbung handelt, es im Moment aber keine passende Stelle gibt. Auch wenn die Stelle spontan intern besetzt wurde oder der Bewerber/die Bewerberin über- oder unterqualifiziert ist (festzumachen an diversen Bildungsabschlüssen oder Zertifikaten), kann man dies höflich und neutral als Grund für die Absage nennen. Ein häufiger Grund für Absagen sind auch zu hohe Gehaltsvorstellungen. Hier kann man z. B. freundlich schreiben „Leider weichen Ihre Gehaltsvorstellungen von unseren derzeitigen Budgetmöglichkeiten für diese Stelle ab.“

Wenn die Bewerbung allerdings vor Fehlern nur so strotzt oder in einem „schlechten Deutsch“ verfasst ist, sollte man dies nicht als Begründung für eine Absage erwähnen. Leidet der Bewerber z. B. an Legasthenie, verstößt man mit einer solchen Begründung gegen das AGG, dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz.

Formulierungen, die das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) berücksichtigen

Laut dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG), das 2006 verfasst wurde, darf kein Bewerber diskriminiert werden. Diese Begründungen für eine Jobabsage sind daher tabu:

Ethnische Herkunft
Religionszugehörigkeit
Weltanschauung
Alter
Behinderung
Sexuelle Identität
Geschlecht

Schwangerschaft und Mutterschaft dürfen für Frauen keine Benachteiligungen darstellen, genauso wenig wie die Übernahme von väterlichen Pflichten oder geplanter Familienzuwachs für Männer.

Diese Regeln gelten übrigens auch für das Verfassen von Stellenanzeigen! Ausschreibungen wie „Wir suchen für unser Team eine junge Marketingdirektorin“ enthalten gleich zwei Diskriminierungsgründe: das Alter und das Geschlecht.

Doch auch hier gibt es Ausnahmen. Brauchen Frauenhäuser z. B. Unterstützung, dürfen sie ausdrücklich nach Mitarbeiterinnen suchen – in einem Frauenhaus ist es offensichtlich, dass nur Frauen eingestellt werden. Und auch kirchliche Arbeitgeber dürfen kommunizieren, dass bei den Bewerbern eine Kirchenzugehörigkeit gewünscht ist.

Besonderheit: die Bewerbung einer schwerbehinderten Person

Bewirbt sich eine schwerbehinderte Person auf eine ausgeschriebene Stelle, so müssen sowohl der Bewerbungsprozess als solches als auch die Absage (sollte die Entscheidung gegen diese Person fallen) absolut rechtssicher ausgeführt und formuliert werden. In solchen Fällen ist es ratsam, entsprechend ausgebildete Rechtsanwälte um Rat zu fragen, um Compliance-Verstöße zu vermeiden.

Der richtige Zeitpunkt für den Versand einer Bewerbungsabsage

Um es kurz zu machen: nicht zu früh und nicht zu spät. Verschickt man die Absage zu früh, kann der Bewerber den Eindruck erhalten, dass man die Bewerbung nicht ausreichend geprüft hat. Verschickt man sie zu spät, bietet die Zeit des Wartens genug Potenzial, um das Unternehmen in den Augen des Bewerbers in ein schlechtes Licht zu rücken.

Eine Umfrage unter Bewerbern hat ergeben, dass im Durchschnitt nach 5 Tagen (gezählt vom Abschicken der Bewerbung) eine Reaktion erwartet wird. Sollte ein Unternehmen innerhalb dieser Zeit noch keine Entscheidung getroffen haben, so ist zumindest eine Eingangsbestätigung zu versenden. Dauert der ganze Prozess länger, was in großen Unternehmen, die eine Vielzahl von Bewerbungen erhalten, durchaus üblich ist, so muss auf jeden Fall eine Zwischennachricht verschickt werden: „Der Auswahlprozess verzögert sich leider, wir bitten Sie daher um etwas Geduld. Wir werden uns so schnell wie möglich mit Ihnen in Verbindung setzen.“. Meldet sich das Unternehmen erst nach zwei Monaten, und dann noch mit einer Absage, dann kann diese so einfühlsam wie möglich formuliert sein, sie wird beim Empfänger nur Frust auslösen – schlecht für die Candiate Experience und für die Employer Brand.

Aufbewahrungsfristen für Bewerbungsunterlagen

Das AGG besagt, dass Bewerber zwei Monate nach einer Absage eine Diskriminierung schriftlich beanstanden können. Drei Monate nach dem schriftlichen Anspruch muss die Klage auf Entschädigung erhoben werden.

Aus diesem Grund ist es ratsam, dass Personalabteilungen alle Bewerbungsunterlagen (Stellenausschreibung, Anschreiben, Absageschreiben inkl. Lesebestätigung bei E-Mail-Versand) mindestens sechs Monate aufbewahren.

Sollte ein Unternehmen die Unterlagen von bestimmten Bewerbern für längere Zeit verwahren wollen, weil es diese Personen in seinen Talent Pool aufnehmen möchte (vielleicht haben die HR-Mitarbeiter schon eine Stelle im Kopf, die es demnächst zu besetzen gilt), so braucht man dafür die schriftliche Einwilligung der jeweiligen Personen.

Grundregeln für eine höfliche Absage, die persönlich und wertschätzend ist

Wie schon erwähnt, das Schreiben von Absagen erfreut niemanden. Und doch kann man eine Absage so gestalten, dass die Employer Brand nicht darunter leidet und vielleicht sogar gewinnt, weil das Unternehmen trotz der Absage beim Bewerber in guter Erinnerung bleibt. Um das zu erreichen, sollte man ein paar Grundregeln beachten:

Persönlich:
Standardphrasen, leere Floskeln, nichtssagende Formulierungen braucht niemand. Persönliche Worte, die den Inhalt auf den Punkt bringen, hingegen schon. Die Absage sollte sich für den Leser so anfühlen, als wäre sie nur für ihn geschrieben worden.

Ehrlich:
Bei Absagen werden die Menschen empfindlich, denn es ist eine Zurückweisung der eigenen Person und der eigenen Fähigkeiten – so fühlt es sich zumindest an. Aus diesem Grund muss man die Worte vorsichtig wählen. Trotzdem kann man ein Feedback geben, das ehrlich ist, aber nur so offen wie nötig.

Freundlich:
Und höflich und respektvoll: So sollte die Absage verfasst werden. Auch wenn man es der Bewerbung anmerkt, dass sich nicht viel Mühe gegeben wurde oder der Bewerber/die Bewerberin sich in anderen Situationen während des Bewerbungsprozesses nicht so verhalten hat – das Unternehmen sollte professionell sein und bleiben.

Vollständig:
Rechtlich gesehen gehören die kompletten Bewerbungsunterlagen den Bewerbenden. Daher sollten die Unterlagen auch komplett zurückgeschickt werden.

In Evidenz halten:
Es macht absolut Sinn, wenn Unternehmen versuchen, sich vielversprechende Kandidaten, denen man im Moment keine passende Stelle anbieten kann, „warm zu halten“ – für später freiwerdende Stellen. In diesem Fall sollte das Unternehmen fragen, ob es die Unterlagen für die Aufnahme in den unternehmenseigenen Talent Pool behalten darf.

Konstant:
Die Ansprechpartner sollten nicht ständig wechseln. Ideal ist es, wenn der gesamte Bewerbungsprozess eines Bewerbers in der Hand von einem Mitarbeiter liegt. Falls die Absage nach einem Vorstellungsgespräch verschickt wird, sollte der Verfasser der Absage eine der Personen sein, die beim Gespräch dabei waren.

Aufbau einer Absage

Mit diesem Aufbau einer Bewerberabsage macht man im Allgemeinen nichts verkehrt:

Betreffzeile:
Wichtig ist die präzise Nennung der betroffenen Stelle. Manchmal bewerben sich Jobsuchende auf mehrere Stellen beim selben Unternehmen. Wenn die Stelle in der Betreffzeile exakt benannt wird, kann der Bewerber das Schreiben – und damit die Absage – besser zuordnen.

Anrede:
Hier bitte persönlich werden – also „Sehr geehrter Herr Müller“ oder „Sehr geehrte Frau Meier“ – und keine anonymen Anreden wie „Sehr geehrte Bewerberin“ oder „Sehr geehrter Bewerber“ verwenden.

Dank:
Es gibt vieles, wofür sich ein Unternehmen bedanken kann: für das Interesse an dem Unternehmen, für das Interesse an der ausgeschriebenen Stelle, für die Bewerbung oder für das Vorstellungsgespräch, so es schon stattgefunden hat.

Absage:
Jetzt heißt es „Butter bei die Fische“ – es muss klar kommuniziert werden, dass sich das Unternehmen nicht für diesen Kandidaten entschieden hat. Formulierungen wie „Es gibt Informationen, die wir lieber geben.“ Oder „Eine Absage erfreut niemanden, weder Sie noch uns. Und dennoch müssen wir Ihnen heute mitteilen, dass …“ helfen beim Einstieg. Anschließend sollten Teile der Bewerbung aufgegriffen werden, die dem Unternehmen gut gefallen haben, die Stärken und Fähigkeiten des Bewerbers und der Bewerbung sollten klar dargestellt werden. Häufig ist eine Absage ja keine Entscheidung gegen jemanden, sondern für einen Besseren. Der Bessere ist stets der Feind des Guten, aber man darf ja ruhig kommunizieren, dass der Bewerber zu den Guten gehört.

Ob in dem Absageschreiben auch der Grund für die Absage genannt wird, ist eine sehr individuelle Entscheidung. Wir haben diesem Thema einen eigenen Unterpunkt gewidmet.

Positiver Abschluss:
Wichtig ist der positive Abschluss dieses Schreibens. Trotz der Absage wünscht man dem Bewerber für die Zukunft und für den weiteren Berufsweg viel Erfolg. Auch persönliche Worte sind erlaubt: „Bitte lassen Sie sich durch unsere Absage nicht entmutigen.“ Oder „Wir wünschen Ihnen für die Zukunft viel Erfolg und drücken die Daumen, dass es an anderer Stelle klappt.“

Grußformel:
Klassisch: Mit freundlichen Grüßen oder Mit besten Grüßen oder Beste Grüße plus Name des Personalverantwortlichen

Konkrete Formulierungsvorschläge

Dank:

• „Wir bedanken uns sehr bei Ihnen für Ihr Interesse an unserem Unternehmen und an der ausgeschriebenen Position.“
• „Wir haben uns sehr über Ihre Bewerbungsunterlagen gefreut und bedanken uns für die Mühe, die Sie sich damit gemacht haben.“
• „Danke für die Gelegenheit, Sie persönlich kennen zu lernen und für das interessante Gespräch.“

Absage:

• „Nach Durchsicht aller eingegangenen Unterlagen ist es so, dass andere Bewerber ein kleines Stück mehr qualifiziert sind.“
• „Nach Durchsicht aller Bewerbungen mussten wir leider feststellen, dass andere Bewerber*innen unsere Anforderungen besser erfüllen.“
• „Obwohl Ihre Bewerbungsunterlagen vielversprechend sind und Sie uns von Ihrem ehrlichen Interesse an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen überzeugen konnten, müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir Ihre Bewerbung nicht in die engere Auswahl genommen haben.“
• „Bei einer Menge an Bewerbungen sind es oft nur Kleinigkeiten, die den entscheidenden Unterschied machen. Deswegen müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir Ihre Bewerbung nicht in die engere Auswahl nehmen konnten.“
• „Punkt xy in Ihren Bewerbungsunterlagen hat uns sehr beeindruckt, …“
• „Ihre umfangreichen (kreativen / genauen / … ) Bewerbungsunterlagen haben uns sehr beeindruckt, …“
• „Ihre Qualifikation für die Stelle als … ist wirklich beeindruckend (überzeugend / .. ) … “

Evidenz:

• „Wir werden Ihre Bewerbungsunterlagen gerne in Evidenz halten.“
• „Wir schließen eine Zusammenarbeit in der Zukunft nicht aus!“
• „Wir würden uns freuen, wenn Sie unsere Stellenangebote weiterhin im Auge behalten.“
• „Sollten wir wieder eine ähnliche Position zu besetzen haben, freuen wir uns auf Ihre erneute Bewerbung!“
• „Bei für Sie in Frage kommenden Positionen hoffen wir, in Zukunft wieder mit Ihrem Interesse rechnen zu können.“
• „Speziell Punkt XY hat uns in Ihrer Bewerbung besonders überzeugt. Deshalb würden wir gerne auch weiterhin mit Ihnen in Kontakt bleiben.“
• „Ihre aussagekräftige Bewerbung hat uns besonders gut gefallen. Deshalb würden wir gerne auch weiterhin mit Ihnen in Kontakt bleiben und Sie in unseren Talent Pool aufnehmen.“
• „Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie sich auch zukünftig auf eine für Sie passende Stelle bewerben würden.“
• „Sollte Sie zukünftig eine Stelle ansprechen, freuen wir uns sehr über eine erneute Bewerbung von Ihnen.“
• „Bitte zögern Sie nicht, sich erneut zu bewerben, wenn Sie eine geeignete Position entdecken.“

Positiver Abschluss:

• „Wir hoffen, dass Sie unser Unternehmen dennoch weiterhin in positiver Erinnerung behalten.“
• „Wir danken Ihnen erneut für Ihre Bewerbung und Ihr Interesse an unserem Unternehmen XY und wünschen Ihnen für Ihren weiteren Lebensweg alles Gute und viel Erfolg.“
• „Wir hoffen, Ihr Interesse an unserem Unternehmen XY bleibt trotz dieser Absage bestehen. Wir wünschen Ihnen für die Zukunft alles Gute und viel Erfolg!“

Fazit

Auch wenn der römische Redner und Schriftsteller Marcus Tullius Cicero sagte: „Die Menschen sind alle so geartet, dass sie lieber eine Lüge als eine Absage hören wollen.“, so sollten Unternehmen doch lieber eine andere Strategie fahren. Ein ehrliches und wertschätzendes Absageschreiben sorgt dafür, dass das Unternehmen weiterhin in positiver Erinnerung bleibt und die Employer Brand gestärkt wird. Und – wer weiß – vielleicht wird aus dem abgesagten Bewerber von heute die nächste wertvolle Besetzung einer ausgeschriebenen Stelle von morgen.

6 Mustervorlagen für Absageschreiben

In unserem Download-Center finden Sie 6 Mustervorlagen für Absageschreiben:

• Absage nach Eingang der Bewerbung auf eine ausgeschriebene Stelle
• Absage nach Eingang einer Initiativbewerbung
• Absage nach einem Interview  
• Absage auf eine Bewerbung um einen Praktikumsplatz
• Absage auf eine Bewerbung um einen Ausbildungsplatz
• Absage, Stichwort „Evidenz